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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  CARMENZA GALLEGO GIRALDO
Cargo:  --
Fecha:  2009-03-03
Código acción:  124
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Responsable
Bienestar CARMENZA GALLEGO GIRALDO
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
La programación para el otorgamiento del subsidio de matrícula no concuerda con el calendario académico, generando extemporaneidad en la matrícula de los estudiantes. Adicionalmente no se tiene claridad sobre la administración de los registros soportes del otorgamiento del subsidio por parte del comité matrícula.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:       JEFE OFICINA-OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Demora en la entrega de recibos de matrícula Planeación inadecuada
 
Demora en el reporte de notas para poder conocer el promedio requerido Planeación inadecuada
 
Falta redefinir el control de documentos por parte de los miembros del comité de matrículas para los estudios socio económicos que involucra diferentes procesos Método inexistente
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Revisar el acuerdo 03 de 1998 por el cuañl se creó el comité de matriculas y la resolución 000790 de 2006 que reglamenta los apoyos para el subsidio de matricula LUCY AMPARO GIL ZULUAGA, LILIA VARGAS PIEDRAHITA, AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO 2009-04-21 2009-04-27
Armonizar la convocatoria con el calendario academico tomando la informacion directamente del sistema de registro académico( promedio y liquidación de matrícula) LUCY AMPARO GIL ZULUAGA, AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO, LILIA VARGAS PIEDRAHITA, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2008-12-09 2009-01-15
En el formato de convocatoria se aclarará que el estudiante será responsable de hacerle seguimiento a su hoja académica LUCY AMPARO GIL ZULUAGA 2009-05-29 2009-06-23
Fecha de Seguimiento:  2009-06-23
Fecha de Cierre:  2009-06-23
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
CARMENZA GALLEGO GIRALDO
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Esta acción no requiere seguimiento dada la proximidad entre la fecha de inicio y la fecha de cierre en la implementación de las acciones
Observaciones de Cierre:
Se revisó el acuerdo 03 de 1998 y la resolución 790 de 2006 para mejorar las falencias existentes en cuento a verificación e identificación de variaciones en la situación socioeconómica de los estudiantes de la universidad, cualificando los mecanismos de control de evación en el pago de matrícula. Para soportar esta actividad de control se contrató por prestación de servicios personas a una Trabajadora Social quien viene realizando las visitas domiciliarias presentando al comité informes periódicos de los resultados encontrados. Se constató en el formato la incorporación de la nota donde el estudiante se hace responsable de su hoja académico y del promedio acumulado. Las convocatorias se armonizaron desde el mes de diciembre de 2008.

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
 



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