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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO
Cargo:  VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD-17 -VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
Fecha:  2009-03-04
Código acción:  133
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
Recursos Físicos FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Administración del riesgo
Descripción de la Situación
Tras analizar el objetivo de recursos fìsicos se detectò el riesgo de pèrdida de bienes de propiedad de la instituciòn que no son reportados a la oficina de inventarios
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:    FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO   VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD-VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Desconocimiento o no acatamiento de las normas internas sobre el manejo de bienes de la Universidad Falta medición o control
 
Falta de difusiòn de las normas internas sobre el manejo de bienes de la Universidad Planeación inadecuada
 
Contravenciòn al debido procedimiento Incumplimiento de un método o procedimiento
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Remitir correspondencia a jefes de diferentes àreas de la instituciòn informando de la necesidad de consultar y acatar la normatividad y procedimientos relacionados con la solicitud y entrega de bienes que de manera obligatoria se debe de cumplir para tal efecto. EDUARDO CASTRO ECHEVERRI 2009-01-15 2009-12-18
Fecha de Seguimiento:  2009-06-15
Fecha de Cierre:  2009-12-18
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO
Observaciones del Seguimiento:
Durante el primer semestre se envio circular a los funcionarios informando sobre la responsabilidad con los bienes a cargo. Actualmente está en proceso de aprobación el instructivo mediante el cual se establecen en la GUÍA PARA REPORTAR PÉRDIDA DE BIENES MUEBLES POR HURTO, CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR, a través de la cual se indican los pasos a seguir en caso de hurto o pérdida de bienes. Una vez esté aprobada se realizará la socialización ante los funcionarios de la Universidad.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación La documentación de esta Guía: G-RF-286-GUÍA PARA REPORTAR PÉRDIDA DE BIENES MUEBLES POR HURTO, CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR, se definen las diligencias y documentos que todo funcionario debe tramitar para reportar la pérdida de un bien devolutivo; coherencia que la hace adecuada.
Conveniencia La implementación de la acción busca garantizar el cumplimiento de la Resolución de Rectoría 000747 de 2007, mediante la cual se establecen las directrices en caso de hurto de bienes devolutivos
Eficacia En Junio de 2008 y en virtu de la Ley 1153 del mismo año (ley de las pequeñas causas), la Secretaria General emitio circular donde se informaba del nuevo procedimiento en caso de perdida de objetos que estuviernan en nuestro inventario. Sin embargo, esta Ley fue declarada inexequible por la Corte Constitucional en sentencia C-879 de 2008, en tal sentido, el procedimiento vigente es el que se encuentra plasmado en el artículo 29 de la Resolución 000747 de octubre de 2007 y documentado en la G-RF-286-GUÍA PARA REPORTAR PÉRDIDA DE BIENES MUEBLES POR HURTO, CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR
Eficiencia La Guía G-RF-286-GUÍA PARA REPORTAR PÉRDIDA DE BIENES MUEBLES POR HURTO, CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR, contribuye a garantizar la adecuada administración de los bienes, como mecanismo flexible de interacción con los clientes del proceso.
Efectividad La Guía G-RF-286-GUÍA PARA REPORTAR PÉRDIDA DE BIENES MUEBLES POR HURTO, CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR, y la difusión hecha, proporciona una ruta que orienta a los funcionarios con bienes a cargo, sobre la forma de actuar y la necesidad de darle cumplimiento a la normatividad, como un mecanismo de control requerido por tratarse de bienes públicos.
 



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