Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta: LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ
Cargo: --
Fecha: 2009-03-09
Código acción: 140
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Responsable
Medición, Análisis y Mejora
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Al indagar sobre el análisis de datos de los resultados de la evaluación y reevaluación de proveedores, se observó la aplicación de 25 encuestas cuyo propósito fué conocer la percepción de los proveedores de la Universidad frente al proceso de Contratación; no se encontraron los parámetros y la metodología para la aplicación de este instrumento ni para la retroalimentación de la información generada. Lo anteriormente expuesto contraviene el principio h) de la NTCGP 1000.
Análisis de Causas
Análisis realizado por: PAULA ANDREA CHICA CORTÉS PROFESIONAL UNIVERSITARIO-OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
A la fecha de la auditoria interna, aun no se habia unificado un procedimiento para medir la satisfacción de los clientes.
Método inexistente
El auditado reportó el uso de un método para la conocer la percepción de los clientes del proceso de Contratación que no se ha documentado ni implementado en el SIG.
Método inexistente
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Implementar la metodología establecida para medir la satisfacción de los clientes del proceso de Contratación y proveedores (contatistas) de la Universidad y aplicarla de manera permanente.
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ
2009-05-01
2009-12-31
Documentar un procedimiento que describa la metodología para medir la satisfacción de los clientes frente a los servicios prestados aplicable al proceso de Contratación, considerando la incorporación de la encuesta actual ajustada a su conveniencia y a la del sistema.
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA, PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
2009-04-01
2009-05-15
Fecha de Seguimiento: 2009-07-15
Fecha de Cierre: 2009-12-31
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Se documentó y aprobó el procedimiento P-MM-483 que mide la satisfacción de los funcionarios frente a los servicios internos de los procesos, del cual hace parte el proceso de contratación. A la fecha se encuentran implementando la metodología descrita en el procedimiento, adicionalmente se diseñó un software integrado al sistema de encuestas institucionales que administrará la información y permitirá la toma de decisiones y acciones en la revisión por la Dirección.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
Las acciones ejecutadas están orientadas a superar las debidilidades detectadas, considerándose por tanto adecuadas.
Conveniencia
Las acciones desarrolladas fueron convenientes, toda vez que responden a lo defnido en el objetivo y alcance del proceso en sus ejes de acción.
Eficacia
Se desarrollaron las actividades previstas y las evidencias se describen a continuación:
Acta de liquidación y EVALUACIÓN de proveedor SMI sobre la ejecución del contrato 012 de 2009, de fecha 23/06/2010 la evaluación
Eficiencia
El formato mediante el cual se liquida el contrato (orden de compra, orden servicios, etc.), se otpmiza por cuanto es el mismo utilizado para hacer la evaluación del proveedor. Logrando así realizar las dos acciones de manera simultánea.
Efectividad
Se logra retroalimentar para futuras contrataciones, al obsrvarse cuál fue el comportamiento del proveedor, en términos de cumplimiento en la entrega, calidad, cumplimiento de garantias y documentos necesarios para la legalización de los contratos y atención al cliente.
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