Sistema Integrado de Gestión

Confidential


Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

Nombre quien Reporta: LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ
Cargo: --
Fecha: 2009-03-09
Código acción: 141

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso		Responsable
Medición, Análisis y Mejora		MAURICIO ARBELÁEZ RENDON
Tipo Solicitud		Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva	Amerita correción:	Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Se evidencia que en todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión no se han identificado adecuadamente los indicadores de gestión que permitan medir la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos. La frecuencia de medición de algunos indicadores, puede constituirse en un factor de riesgo asociado a largos periodos de tiempo para el análisis de datos y la toma de decisiones de manera acertada y oportuna. Adicionalmente, se evidencia que los indicadores de gestión asignados actualmente a los procesos, no tienen definida una meta ni se están realizando las mediciones para su cálculo y por ende no se realiza análisis de datos para esta y otra información, por ende no se logra demostrar el uso de este instrumento de control, seguimiento y análisis a la gestión de los procesos. Lo anteriormente expuesto contraviene los requisitos 8.2.3 y 8.4 de la NTCGP1000, 2.1.4 del MECI.

Análisis de Causas

Análisis realizado por: PAULA ANDREA CHICA CORTÉS PROFESIONAL UNIVERSITARIO-OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

Mostrar Análisis \|Ocultar Análisis
Causas Priorizadas
Descripción:	Categorización de la causa
No se ha logrado concluir la definición y caracterización de los indicadores para todos los procesos.	Planeación inadecuada
Para algunos servicios, no se cuenta con una línea base o información histórica para definir las metas de los indicadores existentes	Método inexistente
Se cuenta con indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad en algunos procesos que no se estan midiendo.	Falta medición o control
Los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad identificados actualmente no son suficientes, en tanto no permiten medir cada servicio que presta el proceso de manera integral.	Planeación inadecuada

Acciones Propuestas

Acción	Responsable(s) de implementar	Fecha Inicio	Fecha Fin
Concluir la identificación y caracterización de los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad para todos los procesos de la Universidad.	MAURICIO ARBELÁEZ RENDON	2009-03-17	2009-04-30
Socializar la metodología para la identificación, caracterización, actualización, medición y análisis de los indicadores de los procesos del Sistema Integrado de Gestión, así como la metodología para operar el módulo de mediciones a todos los líderes de procesos y responsables de mediciones	MAURICIO ARBELÁEZ RENDON	2009-05-30	2009-06-30
Concluir el diseño y desarrollo del módulo de medición de los indicadores en el Sistema de Información Institucional - SII	VICTOR MANUEL ARCILA VÉLEZ	2009-03-17	2009-05-30
Realizar una capacitación en relación con la formulación e implementación de acciones correctivas y preventivas como resultado de las mediciones y análisis de indicadores, dirigida a los responsables de dicha actividad. Continuar con la asesoría y acompañamiento a los responsables frente a esta actividad.	TATIANA OCHOA CARDENAS	2009-07-01	2009-07-30
Documentar y gestionar la aprobación de la metodología para la identificación, caracterización, actualización, medición y análisis de los indicadores de los procesos del Sistema Integrado de Gestión.	TATIANA OCHOA CARDENAS	2009-03-17	2009-05-30

Fecha de Seguimiento: 2009-05-30

Fecha de Cierre: 2009-07-30

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Evaluador: LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ
Cargo: Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Seguimiento realizado. Las acciones aún se encuentran en estado de implementación.
Observaciones de Cierre:
Se concluyó la identificacion y caracterización para cada proceso de los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad. Se documentó y aprobó el instructivo I-MM-107 que define la metodología de medición y análisis. Se diseñó y desarrollo en el módulo LUPA del SIG el mecanismos para la medición de los indicadores y la administración de dicha información. La capacitación en acpm realizada para hallazgos y riesgos tiene alcance para indicadores, por tratarse de la misma metodología. Se realizó revisión por la dirección, donde se estableció la ruta a seguir con los resultados. Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas

Documento Controlado
Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso.
Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG