Sistema Integrado de Gestión
Confidential
 

Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  --
Fecha:  2009-03-09
Código acción:  145
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Responsable
Control y Seguimiento
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
En la ejecución del procedimiento de auditorías internas se detectaron las siguientes situaciones: 1. Se asignaron auditores cotraviniendo el principio de independencia e imparcialidad (Luz Angela Aristizabal y Julián Patiño). 2. Se generó una versión del programa de auditoría por la modificación de fechas de auditorías, aun cuando el procedimiento estipula que solo puede generarse una nueva versión por adición solicitada de una auditoría; sumado a ello, no se evidenció la socialización del programa al Rector, auque fue convocado a la reunión de apertura del ciclo de auditorías.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:       PROFESIONAL UNIVERSITARIO-OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
Mostrar Análisis  |Ocultar Análisis
Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Límitado número de auditores internos Falta de talento humano
 
El procedimiento de auditorías internas fué automatizado en un software que no se habia concluido su construcción cuando estaban en ejecución. Planeación inadecuada
 
El diseño del software generó un error al permitir crear una nueva versión al encargado de su elaboración, que no lo restringió a lo establecido por el procedimiento. Falta de recursos técnicos o tecnológicos
 
El Rector fué citado a la socialización del programa de auditorías, pese a su inasistencia, no se generó el espacio para socializarlo personalmente; no obstante el procedimiento no lo estipula. Método inexistente
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Actualizar el procedimiento para la planificación y ejecución de auditorías internas en el que se haga explícito que no se podrán asignar auditores internos a procesos en los que hayan hecho parte como funcionarios hasta un año antes de la fecha de la auditoría. Adicionalmente documentar la directriz de socializar por cualquier medio el programa al Rector. MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2009-03-12 2009-04-30
Incorporar 15 auditores internos adicionales al equipo de auditores existente y programar su formación en el diplomado para tal fin. MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2009-03-02 2009-05-15
Ajustar el módulo de auditorías internas, de tal manera que solo permita generar nuevas versiones por adición de auditorías. VICTOR MANUEL ARCILA VÉLEZ 2009-01-19 2009-02-20
Fecha de Seguimiento:  2009-03-30
Fecha de Cierre:  2009-05-15
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Seguimiento realizado. Las acciones aún se encuentran en estado de implementación.
Observaciones de Cierre:
El módulo se ajustó de tal manera que se permite la generación de nuevas versiones del programa de auditoría sólo por adición de nuevas auditorías, conservándose la programación de las inicialmente aprobadas. En el procedimiento quedó explícito que los auditores internos no podrán asignarse a auditorías de aquellos procesos en los cuales hayan hecho parte en el último año. Se concluyó el curso de auditores internos y se certificaron 17 funcionarios.

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
 



Documento Controlado
Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso.
Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG