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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  --
Fecha:  2009-03-10
Código acción:  155
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Responsable
Investigación CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
En el proceso de Investigación, se encuentra que el último proyecto que se realizó en convenio con la Universidad Nacional fué en el año 2006. No se dispone de una lista de proyectos realizadas entre las dos instituciones. Al revisar las carpetas de los convenios suscritos entre las dos instituciones, se encuentra que las fechas son confusas para efectos de trazabilidad y no se evidencian documentos que permitan dar claridad frente al cumplimiento de este procedimiento. Al revisar el proyecto "Determinación propiedades eléctricas, mecánicas y térmicas de los huesos y músculos", no se encontraron evidencias, las reponsables informan que la información se maneja en la Universidad Nacional.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:    LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ   JEFE OFICINA-OFICINA DE INVESTIGACIONES
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Falta de cultura de organización y conservación de la información sistematizada Planeación inadecuada
Falta de entrenamiento
 
Escaso conocimiento de métodos para la organización de la información sistematizada por parte de jefes y secretarias Planeación inadecuada
Falta de entrenamiento
 
Aunque se cuenta con una base de datos en excel que contiene la información de los proyectos seleccionados en todas las convocatorias con la Universidad Nacional-sede Manizales (no se presentó en el momento de la auditoria), no se detalla la información relacionada con fechas y otros datos que son necesarios para el control de la información Falta de entrenamiento
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Determinar las necesidades de sistematización de los proyectos ejecutados de manera conjunta con la Universidad Nacional, en todas las convocatorias y desarrollar un método para tal efecto LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2009-03-16 2009-04-20
Solicitar capacitación en el manejo de excel u otra herramientas informáticas, para jefes y secretarias, orientada a la organización y control de la información LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2009-03-16 2009-07-31
Fecha de Seguimiento:  2009-04-30
Fecha de Cierre:  2009-07-31
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Seguimiento realizado. Las acciones aún se encuentran en estado de implementación.
Observaciones de Cierre:
Se evidencia un listado de proyectos entre la Universidad Nacional y la Universidad de Caldas con su respectivo historico y los valores respectivos asignados por cada institución, el listado cuenta con los responsables de cada institución y se evidencia un control exacto y totalizado de inversion realizado por cada proyecto e institución.

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
 



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