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Se oficiò a Servicios Generales para que tome las medidas pretinentes para la seguridad y mantenimiento del depòsito, esto mediante los consecutivos 7146, 5589 y 9451. Ademàs de esto se oficio a la oficina de Salud Ocupacional donde se solicitan suministros de Seguridad Industrial con ificios 11803 y 7758 tambièn se pidiò al almacèn mediante radicado nùmero 11804 implementos de aseo exigidos por el AGN para la buena conservaciòn de la informaciòn de los Documentos, todas estas medidas tendientes a la acciòn No. 1 En cuanto a la acciòn No. 2 se implementò la entrega de un formato con unos item de coservaciòn de los Archivos de Gestiòn a las diferentes secretarias, aparte de ello se ha impartido capacitaciòn personalizada mediante visitas realizadas a todas las secretarias para que tomen medidas y adquieran conciencia en la conservacion y matenimiento de los diferentes Archivos de Gestion, debido a estas visitas la oficina de Registro Acadèmico solicita se realice un diagnòstico del estado del Archivo de dicha dependencia, ante lo cual Administraciòn de Documentos realizò este diagnòstico siñièndose a la Ley 594, con el oficio 6015 en la pàgina institucional se enviò un documento denominado ADMI-NOTAS para que sea leido por las personas encargadas de los diferentes Archivos de Gestiòn, se tiene elaborado el formato de encuesta de conservaciòn y restauraciòn documental y el cual se publicarà en la pagina institucional para que sea elaborada por las secretarias, con oficio del 22 de julio enviado a Servicios Generales se prohibe el uso de folder A-Z para la conservaciòn documental. En cuanto a la acciòn No. 3 se le solicita al jefe de la oficina de Sistemas que clarifique que medidas correctivas y de mejora se estàn implementando frente al control y administracioòn de los registros electrònicos de la Universidad y en respuesta a esto informa que se han destinado los recursos necesarios para la adquisiciòn de la respectiva Tecnologìa, esto mediante oficio No. 9302 y en correlaciòn a esto el ingeniero Albeiro de ADMIARCHI el dìa 17 de noviembre de los corrientes firmò el acta de inicio para implementar el nuevo aplicativo (software) de ADMIARCHI y donde se institucionalizarà y documentarà las directrices para el control y administraciòn de los registros electrònicos en la Universidad, con esto se permea el cumplimiento de estas acciones. |
