Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo: --
Fecha: 2009-02-18
Código acción: 17
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Responsable
Gestión Documental
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
De manera sistemática se evidenció en todos los procesos lo siguiente:1. Los archivos de gestion no se encuentran organizados conforme a las tablas de retencion documental aprobadas mediante resolucion de Rectoria numero 797 de 2003. 2. Se evidencia incumplimiento en los tiempos de Retencion Documental por que no se han realizado transferencias al archivo central desde el ano 2005. 3. Se evidencia que las tablas de retencion estan desactualizadas de acuerdo a la estructura organica vigente y a la estructura documental del SIG. 4. Se evidencia la existencia de un plan de trabajo aprobado desde enero de 2008, sin embargo los resultados obtenidos a la fecha no garantizan una solucion a corto plazo de la situacion actual de los archivos de gestion. Lo anteriormente expuesto contraviene lo dispuesto en los requisitos 4.2.3 y 4.2.4 de NTCGP-1000
Análisis de Causas
Análisis realizado por: LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ SECRETARIA EJECUTIVA-SECRETARÍA GENERAL
Método insuficiente para la valoración y descarte documental en el archivo central.
Planeación inadecuada
Falta de talento humano
Falta de entrenamiento
Método inexistente
Falta de entrenamiento en administración de archivos tanto para funcionarios de administración de documentos (TRD-TVD), como para secretarias (TRD)
Falta de entrenamiento
Interrupción del proceso de control y seguimiento a la implementación de las TRD, por parte de Administración de Documentos
Falta medición o control
Traslado de funcionario encargado de la coordinación de acciones, responsable de elaborar el plan de actividades y detectar las necesidades de capacitación tanto internas como externas; así como de otros funcionarios del área con conocimientos y experiencia en procesos técnicos archivísticos
Planeación inadecuada
Falta de talento humano
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Programar las actividades de capacitación sobre administración de archivos de gestión dirigido a funcionarios responsales y capacitación sobre valoración y descarte documental para funcionaes del área de administración de documentos, en el plan de capacitación institucional
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ
2008-11-25
2009-03-30
Elaborar cronograma de transferencias primarias
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ
2009-08-17
2009-08-31
Ejecutar las actividades de capacitación sobre administración de archivos de gestión y valoración y descarte documental programas en el programa de capacitación institucional
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES
2009-05-04
2009-12-18
Ejecutar cronograma de tranfesrencias primarias donde se incluye brigadas de depuración y eliminación documental en archivos de gestión.
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ
2009-09-01
2010-06-30
Aprobar las modificaciones a las Tablas de Retención Documental por parte del Comité de Archivo
RICARDO GÓMEZ GIRALDO
2009-04-01
2009-04-17
Ajustar las Tablas de Retención Documental a las modificaciones de estructura orgánica, funcionales y de procedimiento
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ
2008-11-25
2009-03-30
Realizar actividades de sensibilización a los funcionarios repsonsables de los archivos de gestión frente a las modificaciones de las Tablas de Retención Documental aprobadas por el Comité de Archivo
FERNANDO ARENAS CLAVIJO
2009-04-20
2009-05-15
Asesorar a los funcionarios responsables de los archivos de gestión en la implementación de las Tablas de Retención Documental modificadas y aprobadas.
FERNANDO ARENAS CLAVIJO
2009-05-01
2009-12-18
Verificar la aplicación de las Tablas de Retención Documental modificadas y aprobadas, en los archivos de getión, previa planificación de la metodología
FERNANDO ARENAS CLAVIJO
2009-08-03
2009-11-30
Elaborar y presentar propuesta de Tablas de Valoración Documental al Comité de Archivo
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ
2009-08-18
2009-12-18
Aprobar las Tablas de Valoración Documental por parte del Comité de Archivo
RICARDO GÓMEZ GIRALDO
2010-01-20
2010-02-19
Enviar la propuesta de Tablas de Valoración Documental al Archivo General de la Nación para su aprobación.
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ
2010-02-22
2010-03-10
Valorar y realizar descarte documental en el archivo central de acuerdo con la normatividad vigente
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ
2009-06-15
2009-11-30
Asesorar y verificar la implementación de las Tablas de Retención Documental vigentes en los archivos de gestión.
FERNANDO ARENAS CLAVIJO
2008-11-25
2009-03-30
Fecha de Seguimiento: 2009-11-30
Fecha de Cierre: 2010-06-30
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
1) Elaboración de TRD
Número total de oficinas frente al Número de oficinas con TRD: 113– 108
Porcentaje de elaboración TRD: 95%
Número total de oficinas sin TRD: 5
Porcentaje de TRD por elaborar: 5%
2) Avance de la aplicación de TRD
Número de oficinas con TRD frente al Número de oficinas terminadas:
(Organizados sus documentos desde el año 2005 y hasta diciembre de
2009.): 72 oficinas que tienen los archivos organizados del 2005- al 2009 y 33 que tienen el archivo del 2008 y 2009
3) Seguimiento a la aplicación de TRD
Número de oficinas con aplicación terminada frente al Número de oficinas
Objeto de seguimiento por parte de la Secretaria general a la continuidad de la organización
(Verificación posterior exclusivamente realizada a las oficinas que han cumplido
Con la meta de aplicación del TRD 2009) 95
Se hizo un concurso donde se premio el mejor archivo de gestión (aplicación de tablas, conocimiento en admiarchi y ordenación de los archivos desde que se inicio el proceso de tablas en el 2005.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
Se eliminan las causas mediante la aplicación de las acciones, sin embargo, se aclara que lo relacionado con trasferencias primarias se constituyó en hallazgo en la auditoría de la vigencia 2010 encontrando que aún no se han cumplido las mismas de acuerdo al cronograma establecido lo que generó la ACPM 312
Conveniencia
Se aclara que para cerrar estas acciones se decidió esperar la auditoria interna 2010 que coincidió con las fechas de cierre de esta ACPM para no duplicar tareas y agotar a los auditados. Las acciones fueron convenientes en tanto responden a los requisitos de la Ley General de Archivo y las disposiciones en la normatividad interna.
Eficacia
De las 14 acciones definidas para subsanar el hallazgo y dar cumplimiento al requisito, 1 de ellas realcionada con las trasferencias primarias no se cumplió, generando una nueva ACPM
Eficiencia
Se optimizaron recursos y se cumplieron los plazos para optimizar los resultados lo que hce de las acciones respuestas eficientes
Efectividad
En la verificación realizada por la auditoria interna 2010, se evidencia el impacto en los archivos de gestión y en la actualización de las tablas de retención documental, quedan pendientes las trasferencias primarias, lo que será subsanado con la ACPM 312
Documento Controlado
Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso.
Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG
