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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO
Cargo:  JEFE OFICINA-06 -OFICINA FINANCIERA
Fecha:  2009-04-13
Código acción:  186
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
Gestión Financiera AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Administración del riesgo
Descripción de la Situación
Tras analizar el objetivo del proceso de gestión financiera se detecto el riesgo de "Pérdida de Recursos de la Institución asociada al proceso de gestión financiera"
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:    AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO   PROFESIONAL UNIVERSITARIO-OFICINA FINANCIERA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Falta de conciliaciones entre las áreas de presupuesto, contabilidad tesorería y bancarias. Falta de recursos técnicos o tecnológicos
Falta de recursos físicos (instalaciones)
Falta de talento humano
 
Manejo inadecuado de cajas menores Planeación inadecuada
Falta de entrenamiento
 
Manejo inadecuado de avances Planeación inadecuada
Falta de entrenamiento
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar mensualmente el proceso conciliaciones entre las diferentes àrea para que se lleven a cabo en tiempo real, igualmente mantener actualizadas las conciliaciones bancarias (Acción permanante). EDUAR AUGUSTO ALDANA GIL, JULIÁN CASTAÑO LÓPEZ, SONIA IMELDA VALLEJO RIVERA, AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO 2009-03-31 2009-12-31
Adquirir poliza adicional de riesgos financieros (infidelidad financiera) para la Universidad. FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO 2009-04-01 2009-04-30
Fecha de Seguimiento:  2009-06-30
Fecha de Cierre:  2009-12-31
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO
Observaciones del Seguimiento:
Permanentemente se realiza conciliación entre las áreas de presupuesto contabildiad y tesorería, el reporte de ejecución del sistema permite viisualizar posibles diferencias. En caunto a conciliaciones bancarias a la fecha están realizado las conciliaciones del mes de octubre dado que estas se inician una vez se cierra cada mes, es un proceso de control que necesariamente debe ser posterior.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Las acciónes son adecuadas ya que existen polizas las cuales cobijan a los ordenadores de gastos en cuanto a los riesgos financieros por la perdida de recursos y tambien se realizan los proceso de conciliación entre las areas lo cual crea coherencia entre la información financiera y monitoreo entre una y otra.
Conveniencia La conveniencia de las acciones implemetadas radica en su aporte a el control y la planificación financiera, y a la articulación entre las areas que estan presentes en el manejo presupuestal;hay aporta a tener una gestión financiera con estandares de calidad tributandole a la variable del plan de desarrollo solidez financiera y administrativa.
Eficacia Se obtiene el resultado esperado ya que se pretende disminuir el riesgo de perdida de recursos y llevando a cabo las acciones de polizas individuales para los ordenadores de gasto y las conciliaciones entre las diferentes areas; se demuestra esta disminución del riesgo con control y prevención.
Eficiencia No se adquirio poliza adicional de riesgos financieros por costos pero se cumple con eficiencia ya que se tienen polizas individuales para los ordenadores de gasto con las que se obtiene seguridad en cuanto a la perdida de recursos; y con las conciliaciones hay un control entre areas y hay suficiencia para tener conocimiento de los movimientos financieros por comparación de cifras entre estas.
Efectividad Hay un reconocimiento en cuanto a la gestión del proceso ya que se evidencia seguridad y control de acuerdo a el manejo financiero por el autocontrol y la prevención en cuanto al riesgo con las polizas de cubrimiento de los ordenadores de gasto.
 



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