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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO
Cargo:  JEFE OFICINA-06 -OFICINA FINANCIERA
Fecha:  2009-04-14
Código acción:  196
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
Gestión Financiera AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Administración del riesgo
Descripción de la Situación
Analizado el procesos de gestión financiera existe el riesgo de que la informacion financiera no refleje la realidad de la Institución, en términos de revelación, pertinencia, confiabilidad y oportunidad
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:    AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO   PROFESIONAL UNIVERSITARIO-OFICINA FINANCIERA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Falta mejor selección y de capacitación de los funcionarios que operan el sistema Planeación inadecuada
Incumplimiento de un método o procedimiento
 
Lentitud o ausencia en el envio de la información financiera desde los diferentes centros de gatos y dependencias de la institución Planeación inadecuada
Falta de entrenamiento
Incumplimiento de un método o procedimiento
 
Falta de mecanismos que permitan agilidad en el ingreso de informaicón al sistema financiero Falta de recursos técnicos o tecnológicos
Falta de insumos o suministros
Método inexistente
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Elaborar un estudio de perfiles y competencias de los funcionarios que operan el sistema financiero y con base en los resultados programar y ejecutar la capacitación que de respuesta a las necesidaddes detectadas. JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2009-04-30 2009-12-01
Elaborar e implementar una hoja de ruta con el inventario de la información que cada centro de gastos debe enviar a la oficina finanaciera peridicamente (acción permanente) AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO 2009-04-30 2009-12-31
Realizar las acciones para implementar la gestión de los ingresos de la Universidad por Código de Barras, Pinnes, pagos PSE y consignación referenciada. FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO 2009-04-30 2009-12-31
Fecha de Seguimiento:  2009-10-30
Fecha de Cierre:  2009-12-31
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO
Observaciones del Seguimiento:
En conjutno con la Secretaria General la Oficina Financiera diseño e implemento la Hoja de ruta que deber tener todos contratoq ue se realicen en la institución, documento que ha favorecido no solamente el procesod e contrataicón,sino el pago y ha disminuido la devolución de documentos.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Hay suficiencia para confrontar la ACPM con la implementación de la hoja de ruta para todos los contratos que se realicen en la institución; tambien se tiene evidencia de las capacitaciones a los funcionarios en cuanto a las falencias de acuerdo al cargo que desempeñan; hay evidencia de las capacitaciones; tambien se esta implementando el sistema de codigos, hay evidencia con el contrato f 090 de 9 de julio de 2010. las acciones son adecuadas para confrontar la pertinencia, la confiabilidad y oportunidad de la información.
Conveniencia La coherencia de las acciones implementadas radica en que con estas se puede minimizar el riesgo planteado de la no realidad en la información financiera de la institución y contribuye al objetivo del plan de desarrollo de elevar la eficiencia,la eficacia y la efectividad de la administración financiera.
Eficacia Los resultados planteados cumplen con las acciones implementadas ya que con las hojas de ruta, las capacitaciones de personal y la implementación electronica para la captura de los datos financieros reales. se obtiene confiabilidad en todos los datos.
Eficiencia se utilizan las hojas de ruta, las capacitaciones, la implementacion electronica para reflejar en tiempo real las datos financieros; con estas acciones se hace eficiente y suficiente la contrarestación de la acpm.
Efectividad Existe reconocimiento en las acciones implementadas en el proceso ya que se refleja proyección para el control financiero de forma electronica; la capacidad y conocimiento de los funcionarios gracias a las capacitaciones y la implementación de las hojas de ruta.
 



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