Sistema Integrado de Gestión
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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  --
Fecha:  2009-02-18
Código acción:  20
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Responsable
Gestión Documental
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
El proceso de Gestión Documental no tiene establecidas tablas de valoración documental segun lo estipulado en el procedimiento para la administración de archivos de gestión, central e histórico; no obstante el AGN no obliga su uso.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:    LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ   SECRETARIA EJECUTIVA-SECRETARÍA GENERAL
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Interrrupción del proceso de elaboración de TVD Planeación inadecuada
Falta de talento humano
Falta de entrenamiento
 
Falta de entrenamiento en elaboración y aplicación de TVD, de los funcionarios de Administración de Documentos Falta de entrenamiento
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Entrenar y capacitar un funcionario de Administración de Documentos en elaboración y aplicación de TVD JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2009-07-01 2009-11-30
Aprobar las Tablas de Valoración Documental por parte del Comité de Archivo RICARDO GÓMEZ GIRALDO 2010-01-20 2010-02-19
Revisar propuesta existente sobre Tablas de Valoración Documental, para determinar su vigencia y pertinencia LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2009-07-01 2009-08-14
Elaborar y presentar propuesta de Tablas de Valoración Documental al Comité de Archivo LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2009-08-18 2009-12-18
Enviar la propuesta de Tablas de Valoración Documental al Archivo General de la Nación para su aprobación LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2010-02-22 2010-03-12
Fecha de Seguimiento:  2009-12-18
Fecha de Cierre:  2010-03-12
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia es realizada por:
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Se capacitó al funcionario Juan Diego giraldo rodriguez en organización de fondos acumulados durante el mes de agosto en el Archivo General de la Nación, se presentó propuesta de un cronograma de actividades para la organización de fondos acumulados para la Universidad de Caldas
Observaciones de Cierre:
Las acciones no han sido impementadas, el cronograma no se cumplió y el funcionario capacitado fue trasladado a otra dependencia por tanto no puede asegurarse que ha sido subsanada la no conformidad en lo referente a eficacia, eficiencia, efectividad, conveniencia y adecuación.

Estado Acciones: Acciones evaluadas como no cumplidas
 



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