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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  JEFE OFICINA-06 -OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
Fecha:  2009-04-29
Código acción:  212
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
Bienestar
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Administración del riesgo
Descripción de la Situación
Vulnerabilidad Institucional frente a cambios abruptos en el sistema de Bienestar Universitario a Nivel Nacional
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:       JEFE OFICINA-OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Los programas de Bienestar han dependido de lo que la Ley 30 exige como mínimo, pero aún no se evalua el alcance de las necesidades y problemáticas que presentan a nivel socio económico las universidades públicas en la actualidad; que desbordan las acciones que se pueden ejecutar con el 2% del funcionamiento de una universidad. Falta de recursos económicos
Falta medición o control
 
Dependencia de lineamientos y políticas del Estado por ser Universidad pública del nivel Nacional. Dificultades en la gobernabilidad
 
Existe dificultad de trascender conceptualizaciones y lineamientos que permitan proyectar nuevas formas de dinamizar el bienestar a través de miradas más integrales y con niveles de corresponsabilidad social más incluyentes y acordes con las realidades de la Universidad. Método inexistente
 
Falta de recursos propios o de procesos de gestión que aseguren la sostenibilidad de los programas. Planeación inadecuada
Falta de recursos económicos
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Definir en los puestos de trabajo el alcance, metas y nivel de responsabilidad que tiene cada uno, para así revisar lo estratégico, lo táctico, lo operativo y definir así roles. LILIA VARGAS PIEDRAHITA, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2009-06-15 2009-10-23
Reflejar en el documento borrador de las políticas de Bienestar lineamientos que permitan el diálogo y la reflexión con los grupos focalizados acerca del quehacer y alcance de Bienestar frente a las nuevas realidades. LILIA VARGAS PIEDRAHITA, FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO 2009-04-29 2009-12-16
Realizar revisión con la oficina de planeación de los recursos existentes asignados y cruzar esta información con los nuevos retos que exige el bienestar institucional. LILIA VARGAS PIEDRAHITA, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON, FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO 2009-05-30 2009-08-15
Fecha de Seguimiento:  2009-06-30
Fecha de Cierre:  2009-12-16
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Observaciones del Seguimiento:
Se realizaron varios escenarios presupuestales de la oficina de Bienestar que fueron discutidos con la comsion de presupuesto convocada por la oficina de planeacion.La oficina de gestion humana conformo un equipo de trabajo con el que se estan analizando los puestos de trabajo por competencias. El documento borrador de la ´politica de Bienestar contempla en sus lineas de trabajo la conformacion de diferentes comites que permitiran realizar una serie de acciones dirigidas a los diferentes estamentos desde el enfoque de desarrollo humano.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Evidentemente las acciones ejecutadas contribuyen a la minimización del riesgo identificado, por lo tanto son adecuadas. Dada la característica estratégica del riesgo identificado y considerando la puesta en vigencia de la nueva versión de la Guía para la administración del riesgo del DAFP que incorpora como nuevo el concepto de riesgo residual, se considera que este riesgo se constituye perfectamente en un ejemplo de situación institucional que aún minimizando su probabilidad de ocurrencia con estas acciones, amerita seguir avanzando en la planificación e implementación de acciones preventivas que como éstas, contribuyan a la adecuada administración del riesgo. Para lo cual se le considerará en la revisión y actualización del mapa de riesgos del proceso para el año 2010
Conveniencia Las acciones desarrolladas fueron convenientes, en tanto atienden lo dispuesto por la ley 30 de 1992. La acción de revisión de los recursos asignados y su reflejo en el presupuesto institucional asignado a Bienestar responde a una proyección presupuestal que se realiza con base en los proyectos definidos en el Plan de Desarrollo Institucional lo que garantiza su cumplimiento.
Eficacia Se desarrollaron las actividades previstas y las evidencias se describen a continuación: Acción: Realizar revisión con la oficina de planeación de los recursos asignados y cruzar esta información con los nuevos retos que exige el bienestar institucional: La Oficina de Bienestar hizo parte de la comisión de presupuesto y se presentaron las proyecciones de presupuesto 2010 donde fueron asignados los recursos para tal efecto de manera conveniente. Acción: Reflejar en el documento borrador de las políticas de bienestar lineamientos que permitan el dialogo y la reflexión con los grupos focalizados acerca del quehacer: Se cuenta con una comité nombrado por resolución de rectoría integrado por representantes de todos los estamentos, con la cual se están haciendo las discusiones preliminares frente a lineamientos, criterios principios y alcance del objetivo del proceso de bienestar. Se tiene previsto que la Política será aprobada por el Consejo Superior entre los meses de septiembre y octubre del 2010. Acción: Definir en los puestos de trabajo el alcance, metas y niveles de responsabilidad que tiene cada uno para así revisar lo estratégico, lo táctico y lo operativo: Una vez reunidos con el jefe de Gestión Humana se definió que esta actividad no era del alcance de Bienestar y que por la condición institucional de planta global esta acción no era conveniente de realizarse.
Eficiencia El participar en la comisión para elaborar presupuesto 2010 permitió evidenciar las necesidades de la oficina de Bienestar y de acuerdo al presupuesto institucional presentar una priorización del mismo para optimizar el recurso existente.
Efectividad La participación en la comisión de elaboración del presupuesto solo se hizo a partir del año 2009 y eso permitió que los recursos asignados a bienestar fueran asegurados, además esto sentó un precedente que se mantendrá en el tiempo.
 



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