Sistema Integrado de Gestión
Confidential
 

Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  JEFE OFICINA-06 -OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
Fecha:  2009-04-29
Código acción:  213
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
Bienestar
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Administración del riesgo
Descripción de la Situación
Concentración de recursos y servicios de Bienestar en estudiantes
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:       JEFE OFICINA-OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
Mostrar Análisis  |Ocultar Análisis
Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Las resoluciones y acuerdos no son revisados con alguna periodicidad y los contextos socioculturales, legales y económicos han cambiado en las últimas décadas de manera contundente. Falta medición o control
 
Inestabilidad socioeconómica de los estudiantes Falta de recursos económicos
 
La falta de control y seguimiento al cumplimiento de requerimientos para acceder a programas de Bienestar Falta medición o control
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Hacer una revisión en orden cronólógico de los acuerdos y resoluciones existentes(desde los creados década de los 80 hasta los más actuales), que rigen los programas de Bienestar LILIA VARGAS PIEDRAHITA, LUCY AMPARO GIL ZULUAGA, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ, FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO 2009-06-30 2010-06-30
Hacer las modificaciones pertinentes y presentar al consejo Directivo y Consejo superior respectivamente CLARA INÉS BARCO GÓMEZ, FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO 2009-11-30 2010-06-30
Fecha de Seguimiento:  2009-12-15
Fecha de Cierre:  2010-06-30
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Observaciones del Seguimiento:
En la fecha de seguimiento prevista se reporta que de la mano de la asesoría jurídica de la Secretaría General y con la previa elaboración de un inventario de la normativa de binestar vigente, se ha adelantado la revisión de la normativa detectandose en primera medida la necesidad de modificar la resolución 00775 de septiembre 13 de 2004 de rectoría relativa a financiación de matrícula. Se continuará con esta labor hasta que se concluya la modificación de dicha normativa que contiene lineamientos neurálgicos para el programa de bienestar de apoyo socio-económico.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Evidentemente las acciones ejecutadas contribuyen a la minimización del riesgo identificado, por lo tanto son adecuadas. Dada la característica estratégica del riesgo identificado y considerando la puesta en vigencia de la nueva versión de la Guía para la administración del riesgo del DAFP que incorpora como nuevo el concepto de riesgo residual, se considera que este riesgo se constituye perfectamente en un ejemplo de situación institucional que aún minimizando su probabilidad de ocurrencia con estas acciones, amerita seguir avanzando en la planificación e implementación de acciones preventivas que como éstas, contribuyan a la adecuada administración del riesgo. Para lo cual se le considerará en la revisión y actualización del mapa de riesgos del proceso para el año 2010
Conveniencia La revisión y actualización de la normativa en todos los procesos, si bien es una responsabilidad asociada al proceso de Gestión Jurídica, es debido que todos los procesos garanticen que la normativa aplicable a sus actividades es y se mantiene conveniente a la institución, su evolución y el contexto. En el ámbito del bienestar universitario, este requerimiento se hace aún mas importante considerando que la institución debe ir actualizando y modernizando su intervención en los programas orientados a los estudiantes y los funcionarios relativos al bienestar en la medida en que se van ordenando las prioridades y necesidades de esta población y se optimizan los recursos dispuestos para atenderlas. por lo anterior las acciones preventivas desarrolladas son totalmente convenientes
Eficacia Se cumplieron las acciones planificadas de la siguiente manera: Acción1: Hacer una revisión en orden cronológico de los acuerdos y resoluciones existentes (desde los creados en la década de los 80 hasta los mas actuales que rigen los programas de Bienestar: Se hizo una revisión de toda la normativo interna de Bienestar con el fin de empezar a realizar las modificaciones necesarias , algunas de las cuales son de alto impacto a nivel estudiantil. Revisadas para modificación: PRESTAMOS PARA FINANCIACION DE MATRICULA (CREDITOS CONDONABLES ADJUDICACION Y USO DE LAS RESIDENCIAS ESTUDIANTILES UNIVERSITARIAS: Se encuentra en trámite un proyecto de Acuerdo, que entraría a modificar el Acuerdo 026 de junio 5 de 1986, Consejo Superior. BECAS POSTGRADO: Se encuentra en análisis la reglamentación de las distinciones y estímulos para los estudiantes de postgrado mediante la vinculación como asistentes de docencia. BECAS POR COMPENSACION Y MONITORIAS: Se hizo un análisis de estas reglamentaciones y con base en ellas se diseño una nueva propuesta. Propuesta de modificación acuerdo servicio de salud estudiantil. Acción 2: Hacer modificaciones pertinentes y presentar al equipo directivo y consejos superior o académico: PRESTAMOS PARA FINANCIACION DE MATRICULA (CREDITOS CONDONABLES): Se derogó la resolución 00775 de septiembre 13 de 2004 de rectoría y se aprobó la resolución 000453 de mayo 14 de 2009. Acuerdo Nº 39 Acta 12 -07 septiembre de 2009 Reglamentación distinciones y estímulos matriculas de honor. Acuerdo Nº 12 Acta 14 30 de julio 2009 Modificación política curricular.
Eficiencia La revisión y actualización de la normativa, no implicó el uso de recursos adicionales al talento humano que participó en dicha activiadad. Sin embargo puede concluirse eficiencia, en tanto, los ajustes normativos que se hicieron relativos al tema de apoyo socioeconómico, no solo redundan en un resultado favorable para el beneficiario de dicho apoyo, sino además para la institución que por medio de la aplicación de esta normativa optimiza el presupuesto destinado para éste fin.
Efectividad El impacto es alto, porque detectar esta normativa implicó un ajuste muy favorable para el proceso. Es efectivo adicionalmente porque este tipo de accion preventiva, debería ser replicada a todos los procesos y en éste proceso debe constituirse en una accion preventiva de aplicación permanente.
 



Documento Controlado
Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso.
Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG