Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM) |
||||||||||||||
Nombre quien Reporta: | ||||||||||||||
Cargo: -- | ||||||||||||||
Fecha: 2009-02-18 | ||||||||||||||
Código acción: 22 | ||||||||||||||
Descripción de la Situación |
||||||||||||||
Nombre del Proceso | Responsable | |||||||||||||
Gestión Documental | ||||||||||||||
Tipo Solicitud | Fuente de la Situación Detectada | |||||||||||||
Acción preventiva |
|
Auditoría Interna |
|
|||||||||||
Descripción de la Situación | ||||||||||||||
Se evidencia que en el proceso de gestión documental hay un riesgo asociado al control de la correspondencia recibida en tanto no esta armonizada la recepción de documentos con las distintas sedes de la Universidad. Esta situación se hace mayormente riesgosa para las notificaciones judiciales y los derechos de petición. | ||||||||||||||
Análisis de Causas |
||||||||
Análisis realizado por: LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ SECRETARIA EJECUTIVA-SECRETARÍA GENERAL | ||||||||
|
||||||||
Acciones Propuestas |
||||||||||||||
|
||||||||||||||
Fecha de Seguimiento: 2009-03-30 | ||||||||||||||
Fecha de Cierre: 2009-12-18 | ||||||||||||||
Evaluación de la Eficacia |
||
La evaluación de la eficacia fué realizada por: | ||
Auditor lider | ||
Observaciones del Seguimiento: | ||
Se envió circular a todas las dependencias con la prohibición de recepcionar correspondencia oficial en sitios distintos a Gestión Documental. Circular 02743 de 2009. Oficio de cerficación de Gestión Humana en la cual se indica que se incluyó esta disposición en las actividades de inducción y reinducción y se está ejecutando satisfactoriamente. | ||
Observaciones de Cierre:
|
||
Se evidencia en los formatos de inducción y reinducción, el programa de capacitación el cual incluye competencias funcionales de conocimiento y manejo de archivo institucional. Igualmente se envió nuevamente circular de Secretaría General con la prohibición de recepcionar correspondencia en dependencias distintas a Administración de Documentos Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas |
||
Documento Controlado Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso. Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG |