Sistema Integrado de Gestión
Confidential
 

Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  JEFE OFICINA-06 -RECTORÍA
Fecha:  2009-06-25
Código acción:  221
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Responsable
Gestión Humana
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Administración del riesgo
Descripción de la Situación
La informacion que es base para certificar no esta claramente centralizada en la oficina de gestion humana, hecho que genera dificultad al momento de certificar; de igual manera no todo el personal está informado de cuales son las dependencias que pueden certificar.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:       JEFE DE OFICINA-OFICINA GESTIÓN HUMANA
Mostrar Análisis  |Ocultar Análisis
Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Carencia de una base de datos en la que repose la informacion laboral y contractual de todas las personas que cumplen labores en la Universidad. Método inexistente
 
No se ha establecido una directriz para la centralizacion de las certificaciones laborales. Método inexistente
 
La oficina de Gestion Humana no cuenta con el personal suficiente para la confrontacion y cotejo de la Informacion contractual de las personas que cumplen labores en la Universidad de Caldas Interna Falta de talento humano
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Crear una base de datos en la que repose la informacion laboral y contractual de todas las personas que cumplen labores en la Universidad. JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2009-08-11 2009-11-23
Centralizar las certificaciones de la Universidad en la Oficina de Gestion Humana, para los casos de los empleados y contratistas. JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2009-08-17 2009-12-07
Designar un funcionario en la Oficina de Gestion Humana para la confrontacion y cotejo de la Informacion contractual de las personas que cumplen labores en la Universidad de Caldas Interna. JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2009-08-24 2009-12-01
Fecha de Seguimiento:  2009-10-30
Fecha de Cierre:  2009-12-07
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Observaciones del Seguimiento:
El Sistema de Gestion del Talento Humano Sara tiene incluído el módulo de personal, que permita llevar la información actualizada de cada uno de los funcionarios que laboran en la Universidad. La Oficina de Gestión Humana tiene designado al Señor Ricardo Diaz para el cotejo de la información y manejo de la documentación de los funcionarios de la Universidad de Caldas. Se ha informado en diversas reuniones y capacitaciones (que hacen parte de los procesos de inducción y reinducción) que la única Oficina encargada de expedir certificaciones respecto al personal que labora en la Universidad es la Oficina de Gestión Humana.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Las acciones fueron adecuadas y suficientes para organizar la informacion que se produce en Gestion Humana
Conveniencia La Oficina de Gestión Humana tiene centralizada la certificación de todos los funcionarios que laboran en la Universidad. Respecto a los contratistas se les solicita que presenten el respectivo contrato para la elaboración del certifricado. La Universidad, específicamente la Oficina de Gestión Humana cuenta con la base de datos de un 95% de la planta. Así mismo se destinó un Profesional Universitario en la Oficina de Gestión Humana para el cotejo de la información del personal a vincular.
Eficacia Las acciones fueron realizadas conforme a la planificación elaborada, dando cumplimiento oportunamente con los requerimientos definidos en la acción propuesta.
Eficiencia Cada vez se lograr una mayor optimización del sistema de nómina Sara y sus aplicativos que permiten transversalizar los procesos.
Efectividad Pasar de un certificado que se demoraba 2 días a entregarlo al solidcitante en el mismo día, reportes a tiempo de nómina y manejo presupuestal.
 



Documento Controlado
Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso.
Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG