Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta: SONIA INÉS BETANCUR LÓPEZ
Cargo: --
Fecha: 2009-08-24
Código acción: 236
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Responsable
Proyección
SONIA INÉS BETANCUR LÓPEZ
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
ACPM no cumplida
Descripción de la Situación
En los servicios que hacen parte del proceso de Proyección no se conoce ni tienen definidos mecanismos de identificación y control de la propiedad del cliente, contraviniendo el requisito 7.5.4 de la NTCGP1000:2004.
Análisis de Causas
Análisis realizado por: PROFESIONAL UNIVERSITARIO-VICERRECTORÍA DE PROYECCIÓN UNIVERSITARIA
Aún faltaba definir o perfeccionar los procedimientos para la prestación de todos los servicios, de manera que permitiera definir en cuales de estos servicios era incorporada propiedad del cliente.
Método inexistente
La accion propuesta anteriormente no especificaba las acciones concretas a realizar para determinar a cuales de los servicios le aplicaba la propiedad del cliente
Falta de entrenamiento
El estado de la documentación (definición de estándares) no era en su momento suficiente para definir las necesidades de establecimiento de los requisitos relativos a la propiedad del cliente
Método inexistente
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Incluir en el procedimiento para la celebración de convenios la directriz de que aquellos que se suscriban para la prestación de alguno de los servicios de investigación o proyección y sobre los cuales el cliente entregue bienes que deban ser custodiados o cuidados por la Universidad, definan en sus responsabilidades lo que sera de alcance y obligatoriedad para la Universidad al respecto.
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ
2009-11-09
2010-02-15
Controlar a través de la revisión durante las etapas de formalización de los convenios que medien prestación de servicios de investigación y proyección que se incluyan las condiciones para el manejo de bienes de propiedad del cliente antes de que éstos sean aprobados. (Acción permanente)
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ
2010-02-15
2010-06-30
para el servicio de programas académicos aplica como propiedad del cliente la información relativa a certificaciones personales del estudiante y las notas. Dado que éstos se constituyen en documentos y registros, se asegura la adecuada identificación, trazabilidad y custodia de los mismos por medio de la aplicación de los procedimientos de control de documentos y registros y las disposiciones establecidas en la ley general de archivos (ley 594 de 2000) y ante cualquier pérdida, deterioro o uso inadecuado, se formularán acciones correctivas. (Acción permanente)
JUAN CARLOS GONZALEZ CARDONA
2009-09-14
2010-06-30
Para el servicio de atención en salud animal y servicios de impresión, incluir en la documentación que define los procedimientos para la prestación de estos servicios, los elementos que se considerarán propiedad del cliente y las directrices para el manejo y salvaguarda de estos bienes, si aplica.
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA, PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
2010-01-15
2010-06-30
Para los servicios de laboratorios de extensión, a través de la implementación de la ACPM 234 (la de laboratorios), asegurar que para cada uno de los laboratorios de extensión se determina en su documentación, los bienes de propiedad del cliente que pueden ser incorporados y las medidas de control y protección.
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA, PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
2010-01-15
2010-08-23
Fecha de Seguimiento: 2010-03-30
Fecha de Cierre: 2010-08-23
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
SONIA INÉS BETANCUR LÓPEZ
--
Observaciones del Seguimiento:
Esta acción no requiere seguimiento dada la proximidad entre la fecha de inicio y la fecha de cierre en la implementación de las acciones
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
Si la propiedad del cliente queda documentada en el SIG, lo cual es evidente y cuando sea pertinente en los convenios se registra, la acción planteada ha sido la correcta para eliminar el problema inicialmente identificado.
Conveniencia
El Plan de Dllo y los planes de acción tienen en sus metas documentar todos los servicios de proyección. Hay evidencia que la propiedad del cliente como parte importante en el establecimiento de convenios ha sido considerada en el procedimiento del SIG.
Eficacia
Se han implementado las acciones propuestas para garantizar la custodia de la propiedad del cliente en los servicios de registro académico y en la prestación del servicio relacionados con la salud animal. No se considera ya un servicio de la universidad el de impresión porque se ha entregado a una entidad privada su manejo. Otros servicios están siendo objeto de revisión y mejora porque éste es un proceso progresivo. Se está avanzando en el mismo y se tienen metas a corto y mediano plazo.
Eficiencia
No se han requerido recursos diferentes de la documentación en el SIG y la guía G-PR-495.
Efectividad
Es responsabilidad social de la institución, la custodia de bienes, documentos, objetos o animales que en cumplimiento de su misión de proyección y extensión, sean entregados a la universidad para su manejo, diagnóstico, tratamiento o determinación de conducta, según el caso. Debe constar en cada convenio o contrato que así lo requiera, según lo estipula el SIG.
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