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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  --
Fecha:  2009-11-06
Código acción:  244
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Líder del Proceso
Docencia LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ
Objeto de Auditoría Responsable Auditoría
Auditoría de Control: DOCENCIA DIRECTA E INDICADORES DOCENTES DE PLANTA GLORIA CARMENZA GÓMEZ BARCO
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
En la hoja de labor académica registrada en el SIA se presentan las siguientes situaciones:1. Docentes y jefes de departamento que no están dando cumplimiento a la actualización de la hoja de labor académica.2. Se evidenció que algunos docentes no presentan carga académica registrada en el SIA.3. Comisiones de estudio que no se encuentran actualizadas o en su defecto figuran sin definir el concepto o nombre de la comisión. 4. Se presentan docentes con carga académica por debajo de los promedios establecidos y sin ninguna observación en la hoja de labor académica.5. Se presentan situaciones relacionadas con la facilidad de modificación de los registros en el SIA; durante el proceso de revisión se encontró que en una primera revisión se presentaba una situación y en la segunda revisión figura con una situación totalmente diferente a la primera verificación.6. Docentes que aparecen en la primera revisión en el SIA y en la segunda ya no figuran y viceversa.7. Docentes que ejercen como jefes de departamento o labor administrativa y en el SIA no figuran con este tipo de situación.8. Docentes pensionados que aún figuran como activos y con carga académica.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:       JEFE DE OFICINA-VICERRECTORÍA ACADÉMICA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
No sincronía con los registros de personal docente y sus estados en la universidad Método inexistente
 
no asistencia a las capacitaciónes realizadas por la oficina de admisiones y registro academico Dificultades en el clima organizacional
Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
La labor académica finaliza su concertación en desarrollo humano y es allí donde tienen las comisiones actualizadas. Método inexistente
 
ausencia de capacitacion en las funciones administrativas y academicas, para decanos, directores de departamento y programa Falta de entrenamiento
Dificultades en el clima organizacional
Dificultades en la gobernabilidad
Falta medición o control
Incumplimiento de un método o procedimiento
Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Implementar desde registro académico, vicerrectoria académica y gestión humana, estrategias de capacitación en: manejo del SIA, para instrucción en la normativa institucional pertinente y sus funciones heredadas al cargo que desempeñen los docentes. JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES, ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-04-01 2010-06-16
Mejorar la interacción entre los sistemas manejados en registro académico y desarrollo humano, por medio de interfaces de datos, para actualización de la información de los docentes con el propósito de manejar información coherente y actualizada. ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-01-04 2010-06-06
Realizar capacitaciones complementarias a docentes y directores de departamento, con el propósito de mejorar sus competencias en el SIA y en el reglamento académico ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-01-03 2010-01-09
Fecha de Seguimiento:  2010-05-13
Fecha de Cierre:  2010-06-16
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Se evidencia que elaboraron el cronograma y cumplieron con la capacitación en las fechas establecidas en el mismo. Igualmente para la realización de la interfase, se optó por la mejora y actualización del sistema académico SIA, contando con los recursos necesarios para esta acción y en proceso de contratación de los ingenieros que realizaran esta mejora.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Se minimizaron las causas, pero se considera que debe realizarse un monitoreo permanente.
Conveniencia Con la interfase de datos realizada entre Registro Académico y SARA, se ejercerá un mejor control sobre las situaciones administrativas de los docentes reflejada en la labor académica.
Eficacia Las acciones se implementaron de acuerdo a lo planificado y se obtuvo el resultado esperado. Pero las acciones deben ser monitoreadas permanentemente, dado que obedece a un proceso de mejoramiento continuo.
Eficiencia Se hizo buen uso de los recursos y los resultados fueron los esperados.
Efectividad Se evidenció que una vez consignada la situación administrativa del docente en SARA, se refleja en la labor académica del mismo (SIA).
 



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