Sistema Integrado de Gestión
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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  --
Fecha:  2009-02-18
Código acción:  25
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Responsable
Gestión Documental
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
En el proceso de Gestión Documental se encontró que no se controlan las condiciones de temperatura y humedad en el archivo central e histórico, conviniendo los parámetros establecidos al respecto por el AGN
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:    LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ   SECRETARIA EJECUTIVA-SECRETARÍA GENERAL
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Falta de conocimientos de los funcionarios de Administración de Documentos, para llevar a cabo el seguimiento y control de las condiciones ambientales en el depósito Falta de entrenamiento
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Identificar el dispositivo de medición de temperatura y humedad relativa y conocer su funcionamiento LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2008-11-25 2009-02-13
Diseñar un formato para hacer el control de las variaciones diarias de temperatura y humedad relativa LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2008-11-25 2009-02-13
Revisar y calibrar el dispositivo de medición de temperatura y humedad relativa EDUARDO CASTRO ECHEVERRI 2009-02-16 2009-04-30
Registrar diariamente las condiciones de temperatura y humedad relativa LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2009-05-01 2009-12-18
Implementar acciones que propicien estabilidad de las condiciones de temperatura y humedad relativa adecuadas para la documentación, de acuerdo con el seguimiento registrado diariamente LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2009-05-01 2009-12-18
Fecha de Seguimiento:  2009-06-30
Fecha de Cierre:  2009-12-18
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
se compró un hidrómetro para medir temperatura y humedad, al momento de hacer la verificación no se cumplian las condiciones de humdad de acuerdo a lo estipulado. Se está llevando un formato con las medidas siarias y las variaciones. Se recomienda colocar en un lugar visible los rangos permitidos para que el funcionario que hace la medición pueda ejercer el control correspondiente
Observaciones de Cierre:
Se registra diariamente la temperatura y humedad relativas y se compara con las exigidas por la ley a través de un formato establecido para ello. Se implentaron acciones preventivas de conservación como: fumigación, brigadas de aseo, seguridad, estanterias, seguridad en las chapas, circulación del aire y ventilación.

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
 



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