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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  SONIA INÉS BETANCUR LÓPEZ
Cargo:  --
Fecha:  2009-02-18
Código acción:  26
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
Proyección SONIA INÉS BETANCUR LÓPEZ
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
En los proyectos del proceso de Proyección "Generación de paquetes de información" con código CPU-CEN-511 con fecha de terminacion 15 de abril de 2008 y "Diplomado en administración y análisis de proyectos" con fecha de terminación 02 de agosto de 2008, con código VPU-CEN-519, no se evidencia el informe final de culminación del proyecto ni el acta de terminación del mismo contraviniendo lo dispuesto en el procedimiento P-PR-94.
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:       VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD-VICERRECTORÍA DE PROYECCIÓN UNIVERSITARIA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
No se tiene una base de datos para el control de tiempos de presentación de informes de los docentes Falta de recursos técnicos o tecnológicos
Incumplimiento de un método o procedimiento
 
En la Vicerrectoría de Proyección se están inscribiendo proyectos sin cronograma de actividades e información relacionada con los entregables concretos del proyecto en coherencia con su objeto y las responsabilidades y términos frente a la presentación de de informes parciales y final. El procedimiento documentado no se cumple tanto por parte de los docentes como por parte de la Vicerrectoría. Falta de entrenamiento
Incumplimiento de un método o procedimiento
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar un inventario de los proyectos vigentes e identificar vacios de información, solicitar a los docentes responsables de los proyectos y directores de departamentos el ajuste a la información con plazoz definidos MARIA FANNY AGUDELO GARCÍA 2009-04-06 2009-05-04
Crear base de datos para hacer monitoreo y seguimiento al desarrollo de los proyectos MARIA FANNY AGUDELO GARCÍA 2009-03-24 2009-04-06
Fecha de Seguimiento:  2009-04-15
Fecha de Cierre:  2009-05-04
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
SONIA INÉS BETANCUR LÓPEZ
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Seguimiento realizado. Las acciones aún se encuentran en estado de implementación.
Observaciones de Cierre:
En el proceso de verificación de la acción correctiva planteada encontramos que existe la base de datos con el inventario de los proyectos de proyección y de educación continuada del año 2009, no obstante del año 2008 no se conoce cuales proyectos continuan porque no lo han informado. Adicionalmente la acción preveía en envío de un oficio a los responsables de los proyectos, los cuales debían comunicar oportunamente la evolución del proyecto, lo cual no se ha dado a la fecha. Por tal razón, la acción planteada resulta ineficaz para el seguimiento y control de los proyectos.

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
 



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