Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta: LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO
Cargo: PROFESIONAL ESPECIALIZADO-15 -SECRETARÍA GENERAL
Fecha: 2009-11-17
Código acción: 266
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Responsable
Contratación
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Acciones propuestas reuniones, juntas, comites y consejos celebrados en la Universidad
Descripción de la Situación
Se pretende evitar tramites innecesarios conservado dos archivos de contratos, el de la Secretaria General con originales y faltandoles documentos como los recibidos a satisfacción y las actas de liquidacion y el de la Oficina Financiera donde igualmente deben quedar los originales y donde efectivamente reposan los recibidos a satisfacción y las actas de liquidación para efectos de pago. Por lo tanto que el expediente del contrato se conserve directamente en la oficina Financiera.
Análisis de Causas
Análisis realizado por: SECRETARIO GENERAL-SECRETARÍA GENERAL
No tener unificada la tabla de retención en cuento a los contratos y los documentos que deben reposar en sus expedientes
Planeación inadecuada
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Generar una nueva tabla de retención documental por parte de la Oficina de Administración de Documentos para la serie de contratos y los documentos que debe contener su expediente, en acuerdo con la Oficina Financiera
FERNANDO ARENAS CLAVIJO
2009-04-15
2009-12-18
Fecha de Seguimiento: 2009-11-16
Fecha de Cierre: 2009-12-18
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO
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Observaciones del Seguimiento:
Se creo la nueva tabla de retención documental y se incorporo la serie de contratos a la Oficina Financiera, con un tiempo de retención de 2 años en el archivo de gestión y 10 en el central. Igualmente y como consecuencia del seguimiento, el 19 de octubre se le hicieron una serie de ajustes así: La serie contratos(archivo, ordenación y que documentos debe contener esta serie) se llego a el siguiente acuerdo: que los documentos del contrato(soportes) tales como: planillas de seguridad social, invitación a oferta, cotizaciones, póliza de cumplimiento etc, quedaran en la serie contratos en el primer pago, adicionalmente el recibido a satisfacción con cada pago y con el acta de terminación, esto con el fin de dejar el expediente de contratos con los originales y la serie boletines diarios de caja y banco de tesorería.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
Las acciones emprendidas si eliminaron las causas ya que los documentos pertenecientes a los contratos se encuentran debidamente archivados de acuerdo a la tabla de retención documental.
Conveniencia
Se evidencia que en la tabla de retención documental del proceso de contratación, se incluyó la serie de contratos y convenios, en atención al Acuerdo No. 03 del C.S. del 10 de febrero de 2009 y al artículo 28 de la Ley 594.
Eficacia
Si se implementaron de acuerdo a lo planificado, mejorando la organización del archivo y la facilidad en la consulta de contratos y convenios.
Eficiencia
Las acciones se implementaron con los recursos existentes en la institución y se optimizaron los resultados esperados.
Efectividad
Si se obtuvo los beneficios esperados como la facil consulta de los contratos y convenios, así como el ahorro de tiempo. Esta acción de mejora ha replicado en otros procesos.
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