Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo: SECRETARIO GENERAL-17 -SECRETARÍA GENERAL
Fecha: 2009-11-19
Código acción: 267
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Responsable
Gestión Documental
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción de mejora
Acciones propuestas reuniones, juntas, comites y consejos celebrados en la Universidad
Descripción de la Situación
Se evidenciò que en la Sede Central existen dos puntos de recepciòn de documentos; en la Oficina de Atenciòn al ciudadano y en la ventanilla única, lo que puede causar un subregistro de las PQR y como consecuencia una falta de seguimiento por parte de la Oficina de Atenciòn al ciudadano.
Análisis de Causas
Análisis realizado por: SECRETARIO GENERAL-SECRETARÍA GENERAL
Falta de capacitaciòn al funcionario que recibe en la ventanilla única
Falta de talento humano
Falta de entrenamiento
Se identifico que en el proceso de registro del funcionario encargado de la ventanilla única no logra identificar el tipo de documento recepcionado debido a que no se da apertura a los sobre cuando estos van dirigidos a un funcionario determinado
Planeación inadecuada
Falta de entrenamiento
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Trasladar la ventanilla unica para la oficina de atención al ciudadano
ANDREA VIVIANA HENAO GIL
2010-01-18
2010-03-30
Capacitar en PQR al funcionario encargado de la ventanilla unica con el objeto de que clasificeque el tipo de documento que llega
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ
2010-01-18
2010-03-30
Impartir la instruccion al funcionario encargado de la ventanilla unica para que abra los sobres y clasifique los documentos
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ
2010-01-18
2010-03-30
Fecha de Seguimiento: 2010-02-26
Fecha de Cierre: 2010-03-30
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
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Observaciones del Seguimiento:
Desde el 10 de febrero de 2010 se implemento el sistema de Ventanilla Unica, con este sistema permitio unificar la recepciòn de los documentos, asi mismo se celebro un contrato de prestacion de servicios con la 472, donde se apoya la ventanilla unica. Se realizo la capacitacion de la empleada encargada de las PQR.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
En la actualidad se tiene un control de los documentos recibidos por parte de la empleada encargada de la oficina de antencion al ciudadano.
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Conveniencia
Respecto de las accion N 1 se considera qye responde a las politicas de la Universidad de trabajar por procesos, Respecto de las acciones 2 Y 3 corresponde al cumplimiento de disposiciones constitucionales y legales, que determinan la obligaciòn de brindar una capacitacion en las funciones encomendadas en un cargo.
Eficacia
Con la accion realizada se permite en la actualidad un seguimiento por parte de la Oficina de Atenciòn al ciudadano
Eficiencia
La empleada encargada de la oficina de atencion al ciudadano, en la actualidad tambien desarrolla las funciones de clasificación de los documentos que llegan en
Efectividad
Control de la documentacion entregada.
seguimiento de las PQR
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