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La propuesta de los puntos satelites de información se hizo con Acreditación para optimizar recursos, se presupuestaron 6 puntos que hacen parte integral del canal infográfico que se prepara con los profesores de diseño visual para las comunicaciones del proceso de reacreditación. Se presentó en Equipo Directivo quien aprobó la propuesta y delegó al Vicerrector Admnistrativo para asignar el presupuesto en 2010.
Actualmente se esta haciendo el contrato con el CDP No. 1327 por concepto de Adquisisción de Software para manejo de información relacionada con el proceso de reacreditación institucional, de la Vicerrectoría Académica. El contratista se llama Santiago Salamanca Duque, Ingeniero Electrónico, C.C. 75094324.
Programa de capacitación y entrenamiento: En el plan de capacitación se tiene planificada la temática “actitud de servicio, servicio al cliente, atención telefónica, creatividad para la solución de problemas” con 1 actividad con 30 cupos de participantes, con una posible ejecución el primer semestre del año, fuente: diagnóstico de necesidades, manual de funciones y dificultad institucional con el cliente externo. Aprobó el jefe de Gestión Humana el 22 de enero de 2010.
El procedimiento de donacionaciones esta en ajustes antes de ser publicado |
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
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Adecuación
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El conjunto de acciones implementadas eliminan las causas identificadas para el problema. |
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Conveniencia
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Como servidores públicos estamos en la obligación de atender toda la comunidad y estar en capacidad de orientarlos en los diversos trámites existentes. El Plan de Desarrollo Institucional en su variable estratégica de solidez administrativa y financiera estableció como meta el incremento en la satisfacción de los clientes internos y externos. Estas medidas ayudaran a evitar percances como el presentado que pueden atentar contra la buena imagen institucional. |
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Eficacia
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Actividad: Establecer un programa de capacitación y entrenamiento a todos los funcionarios de la Universidad en atención al cliente, atención telefónica y creatividad para la solución de problemas relacionados con el cliente:
Para dar respuesta a esta acción, la oficina de Gestión Humana dentro de su plan de capacitación anual incluyó esta temática para lo cual se contrató con la señora Olga Rivas 10 actividades de capacitación denominadas “PROTOCOLO Y SERVICIO” y “PROTOCOLO EJECUTIVO” en las que asistieron aproximadamente 180 funcionarios de todos los niveles en 10 sesiones de trabajo.
De igual forma la oficina de Gestión Humana programó y orientó a través de su líder de proceso, 2 talleres de “GERENCIA DE SERVICIO” con aproximadamente 70 funcionarios (administrativos y docentes) en dos grupos de trabajo con una duración de 24 horas; con el fin de analizar, reflexionar, fortalecer y llegar a acuerdos comunes eficaces, eficientes y efectivos sobre la prestación del servicio, de los procesos comunicativos y de la dinámica institucional en general. (Es de aclara que esta actividad continua en el año 2011 con la participación de los demás funcionarios administrativos y docentes).
Para evidenciar estas acciones se enviaron a la Rectoría, copia de los listados de asistentes a las actividades anteriormente mencionadas. De igual forma se envió copia del plan de capacitación 2010 en el que está incluida esta temática.
Actividad: Ubicar en las sedes Palogrande y Versalles un punto de información satélite con acceso a internet y línea telefónica directa con la Unidad de Servicios a fin de orientar al usuario en lo referente a trámites y solicitudes antes de trasladarse a la sede Principal: La propuesta de los puntos satélites de información se hizo con Acreditación para optimizar recursos, se presupuestaron 6 puntos que hacen parte integral del canal infográfico que se prepara con los profesores de diseño visual para las comunicaciones del proceso de reacreditación. Se presentó en Equipo Directivo quien aprobó la propuesta y delegó al Vicerrector Administrativo para asignar el presupuesto en 2010.
Los puntos empezaron a operar el 15 de noviembre, con los aplicativos de: Eventos, Búsqueda de espacios físicos, Conozca nuestra instalaciones y Trámites; además de Campañas Institucionales. Las estadísticas de funcionamiento hasta el momento se presenta a continuación:
Actividad: Establecer un procedimiento en el proceso de direccionamiento que permita a la comunidad universitaria conocer el paso a paso para recibir bienes muebles en donación para la Universidad de Caldas, teniendo en cuenta la reglamentación existente y las necesidades de acceso y atención de los posibles donantes: Tercero el procedimiento de donaciones: ya se encuentra debidamente registrado en el SIG en el siguiente enlace donde se puede consultar Objetivo, Alcance, Responsabilidad, Definiciones y términos, Desarrollo, Flujograma, Registros, Normatividad/
http://sig.ucaldas.edu.co/gestionDocumental/vistaDetalleProcedimiento.php?codDoc=NDgx&versionDoc=1&codProceso=PR&codTipoDoc=P&pagCar=Zm9ybUNvbnN1bHRhckluZm9Qcm9jZWRpbWllbnRvLnBocD9jb2REb2M9NDgxJnZlcnNpb25Eb2M9MQ==&tab=1
Además fue creado un link para realizar donaciones desde la página web, con el nombre de Misión Futuro en el siguiente enlace :http://misionfuturo.ucaldas.edu.co/ |
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Eficiencia
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Se optimizaron los resultados en tanto, además de la documentación del procedimiento, se creó un portal de donaciones en la web y en vez de 2 puntos de información se ubicaron 6 (una en cada sede) como parte integral del canal infográfico institucional. Los puntos satélites reportan estadísticas de consulta cercanas a las 1500 personas en 2 meses en cada punto. |
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Efectividad
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Los puntos satélites permiten la publicación de cualquier tipo de información. Actualmente no solo muestran información de trámites, sino además eventos y ubicación de espacios físicos y podrá optimizarse incluyendo otro tipo de consultas de interés general. El plan de capacitación 2011 incluirá estas mismas temáticas para lograr mayor cobetura. |
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