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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
Cargo:  --
Fecha:  2010-06-29
Código acción:  297
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Responsable
Proceso De Docencia LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Al revisar la trazabilidad del reporte extemporáneo de una nota al estudiante con código 800923055 el docente justificó el reporte argumentando que el estudiante no estaba en lista (Fecha: 02 2009, Docente: Hoja de vida #266). Lo anterior contraviene la directriz institucional impartida a los docentes relativa a la prohibición de aceptar estudiantes en las clases sin que aparezcan en lista.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:       JEFE DE OFICINA-VICERRECTORÍA ACADÉMICA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
c. Los reportes extemporáneos permiten adicionar notas a los grupos de estudiantes que no están previamente inscritos y la manera en que se ha implementado en el sistema el reporte extemporáneo, no permite reflejar a qué grupo pertenece el estudiante adicionado reportado, pues al asentarlo se registra todo en un grupo genérico que es el 85. Lo anterior implica, que si un grupo tiene cero estudiantes y sus notas son reportadas extemporáneamente nunca se van a ver asociadas a los grupos de los cuales oficialmente participaron. Planeación inadecuada
Método inexistente
 
- Directores de programa avalan participación en actividades académicas sin cupo y registro correspondiente. Planeación inadecuada
Falta medición o control
Falta de toma de decisiones efectiva
 
- El docente conoce la lista de inscritos en la asignatura, pero no hace verificación de los estudiantes que asisten. Falta medición o control
 
El docente no se informa a tiempo sobre los estudiantes inscritos en la asignatura. Incumplimiento de un método o procedimiento
Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Pasar propuesta de modificación del reglamento al Consejo Académico, para que se retire del artículo 55 del acuerdo 049, la opción de adicionar notas a estudiantes que no estén debidamente registrados en los grupos. ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-10-25 2011-02-04
Ajustar el sistema de información académico para que, al momento de que un director de programa realice un reporte extemporáneo, este obligue asociar adicionalmente el número del grupo original al que estuvo asociado el estudiante. Luego de este ajuste, en la página de visualización de grupos debe reflejarse para los grupos, cuantos estudiantes fueron registrados por medio de reporte extemporáneo. ÓSCAR IVÁN CASTRILLÓN CASTRILLÓN, ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-11-01 2011-04-29
Fecha de Seguimiento:  2011-02-28
Fecha de Cierre:  2011-04-29
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Se ha identificado que la acción relativa a "pasar propuesta de modificación del reglamento al Consejo Académico, para que se retire del artículo 55 del acuerdo 049, la opción de adicionar notas a estudiantes que no estén debidamente registrados en los grupos" no puede ser implementada a causa de que se ha dado una mala interpretación del mencionado artículo. Èsta no se refiere a la posiblidad de adicionar notas a los estudiates.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Pese a que en un principio se propuso que la acción correctiva sería "Ajustar el sistema de información académico para que, al momento de que un director de programa realice un reporte extemporáneo, este obligue asociar adicionalmente el número del grupo original al que estuvo asociado el estudiante. Luego de este ajuste, en la página de visualización de grupos debe reflejarse para los grupos, cuantos estudiantes fueron registrados por medio de reporte extemporáneo", se identificó posteriormente que la verdadera acción correctiva que eliminaría de raíz la causa de la no conformidad sería "eliminar del SIA la opción del reporte extemporáneo para adicionar una nota y de la creación del reporte de nota por movilidad académica". Con la anterior acción se garantiza la suficiencia de la acción para evitar que la no conformidad vuelva a presentarse.
Conveniencia Coherencia con la normativa aplicable (Artículo 55 del Acuerdo 049) fué necesario desistir de la implementación de la primera acción propuesta, en tanto se habia dado una mala interpretación del artículo.
Eficacia Pese a que no se obtuvo el resultado esperado, en tanto no se implementaron las acciones en un principio propuestas, la acción realmente implementada hace que se obtenga el resultado esperado, que es la eliminación de la causa que ocasionó la no conformidad.
Eficiencia La Vicerrectoria Académica y la Oficina de Registro Académico emitieron circular a todos los directores de programas donde se les informó la decisión. La comunicación fué enviada el 1 de mayo de 2011 consecuencia de una comunicación enviada en el mes de abril por la Oficina de Control Interno, dos días posterior a la fecha de finalización o cierre de la acción. Por lo anterior se considera eficiente.
Efectividad Debido al alcance y cambio en las acciones establecidas en un primer momento, podría concluirse que así las cosas la nueva acción implementada es de mayor impacto y principio correctivo, en tanto elimina de raíz la falla que estaba ocasionando la no conformidad
 



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