Sistema Integrado de Gestión
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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
Cargo:  --
Fecha:  2010-06-29
Código acción:  299
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Responsable
Proceso De Docencia LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Los programas académicos de Lic en educación básica con énfasis en educación física, recreación y deporte, Esp en anestesiología, Diseño visual, Msc en didáctica del ingles, Derecho, Esp derecho administrativa, Ing de alimentos, Esp en desarrollo agroindustrial y Agronomía ajustados bajo política curricular por acuerdo del Consejo Académico no tienen coherencia con los planes de estudio registrados en el Sistema de Información Académica. Lo anterior contraviene lo dispuesto en los requisitos 7.2.2 y 7.3.7 de la NTCGP 1000:2004 y 2.2.1, 1.2 de la MECI 1000:2005.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:       JEFE DE OFICINA-VICERRECTORÍA ACADÉMICA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
No se establecieron fechas para registro de cambios curriculares posterior a su aprobación para programas. Planeación inadecuada
 
Falta de comunicación entre los actores responsables del trámite, aprobación y registro de los planes de estudio (Secretaría General y directores de Programa) Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
No existe un responsable desde Registro Académico que verifique permanentemente la vigencia y conformidad de los planes de estudios registrados en el SIA Falta de talento humano
Falta de entrenamiento
 
La verificación en el SIA de la actualización de los programas implica asegurar el entrenamiento específico de un funcionario relativo a la navegación en el sistema o la generación de consultas / privilegios que no existían Falta de entrenamiento
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Revisar la correspondencia nuevos planes de estudio aprobados con los registrados en el SIA. ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-07-12 2010-09-30
El SIA crear un sitio único para visualizar los planes de estudio con sus respectivas vigencias. ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-07-01 2010-07-30
Informe semestral a Secretaría General de ajustes efectuados a planes de estudio incorporados al SIA ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2011-07-01 2011-12-30
Fecha de Seguimiento:  2011-03-30
Fecha de Cierre:  2011-12-30
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
A la fecha de seguimiento se ha cumplido con la primera acción, en tanto, todos los programas fueron revisados y ajustados en el SIA de conformidad con los ajustes aprobados en el Consejo Acádemico. Igualmente se ha cumplido con la accion de crear en el SIA un sitio único para visualizar los planes de estudio con sus respectivas vigencias. Frente a la tercera acción de "Emitir un informe semestral a Secretaría General de ajustes efectuados a planes de estudio incorporados al SIA" se tiene que El 2 de septiembre se envió el oficio 4521H7DF 007 a la Vicerrectoría Académica y la Secretaría General informando los ajustes a los planes de estudio realizados desde 2011 hasta la fecha de envió con el fin de hacer seguimiento a la trazabilidad de los planes de estudio y seguimiento al cumplimiento de la Política Curricular.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Con el diseño y desarrollo de la página web de admitidos y con ello la actualización de la información de los programas permanentemente con una interfaz al SIA, se garantiza que la situación no conforme no vuelva a ocurrir
Conveniencia La acción implementada es coherente con la normativa institucional y con la filosofía del sistema de gestión, en tanto, con su implementación se garantiza debido cumplimiento al numeral 7.2.3 a) frente a las disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes en lo relativo a la información sobre el producto y/o servicio
Eficacia Se adecuó el portal del SIA de los estudiantes de tal manera que se garantice que los planes de estudio asociados estén vigentes y correspondientes. De igual forma se modificaron los procedimientos P-DC-61 en su paso No. 13 y P-IN-62 en su paso N. 17 para que sea una obligación de los directores de programa gestionar ante la oficina de Registro Académico el registro en el SIA del plan de estudios aplicable al programa. Con lo anterior se obtiene el resultado previsto, ya que se asegura que los planes de estudio se registren adecuada y oportunamente en el SIA y que esta información se haga disponible a los estudiantes según corresponda.
Eficiencia Se es eficiente en la medida en que se adecuó el sistema de información existente para el registro actualizado y disponiblidad de la información para los estudiantes. Igualmente el establecimiento de límites de tiempo para que los directores de programa realicen el registro de los planes de estudio, garantiza la oportunidad en la disponibilidad de la información.
Efectividad Los avances en la implementación y optimización de los sistemas de información ha permitido que se logren mayores posiblidades de comunicación de la información institucional. Es fundamental garantizar que los estudiantes dispongan de la información académica actualizada, considerando la frecuencia con la que se adecuan los currículos y se generan nuevas versiones de estos. Articular la comunicación a los estudiantes con las bases de datos de la universidad hace que la acción implementada haya sido efectiva.
 



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