Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo: --
Fecha: 2009-02-18
Código acción: 3
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Responsable
Contratación
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
En el proceso de Contratación, no se tiene registro de actas de la junta de compras de las 3 sesiones anteriores a la fecha de la auditoría, en las cuales se referencie la aprobación de solicitudes de compras ya adjudicadas.
Análisis de Causas
Análisis realizado por: LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO PROFESIONAL ESPECIALIZADO-SECRETARÍA GENERAL
Elaborar las actas a mano para dejar luego su trascripcion al computador
Planeación inadecuada
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Generar directamente en computador portatil el acta en cada sesion
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ
2009-01-19
2009-12-18
Fecha de Seguimiento: 2009-04-24
Fecha de Cierre: 2009-12-18
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Se pudo verificar que la acciòn ha venido siendo eficaz, al detectar que se tiene el Acta No.15 de la Ultima Sesiòn de compras celebrada el 16 de Sep/2009, debidamente firmada.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
La medida tomada fue suficiente ya que la elaboraciòn de las actas està a cargo de una sola persona quien ya no las elabora a mano, sino directamente en el computador.
Conveniencia
El hecho de realizar el acta directamente en el computador portatil, ha permitido la mayor celeridad en la preparaciòn de las Actas de la Junta de Compras
Eficacia
La acciòn fue implementada se ejecutò conforme se planeò.
Eficiencia
La acciòn implementada mejorò el uso de recursos al mejorar el control de papelerìa y tiempo.
Efectividad
Efectivamente la medida subsanò el hallazgo encontrado, al no volverse a presentar este caso.
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