Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta: PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
Cargo: --
Fecha: 2010-06-29
Código acción: 300
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Responsable
Proceso De Docencia
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
El Consejo Académico ha prorrogado el cronograma de ajuste de los programas académicos a la política curricular, así como la fecha de máxima de inicio de su aplicación estableciendo el principio del periodo 2010-2, sin embargo no se encuentra el acta oficial de esta decisión. Al solicitarles a los directores de programa auditados los programas ajustados y aprobados por el Consejo Académico no suministran el documento oficial y controlado. Por lo anterior se hace evidente la falta de unanimidad de conceptos en las unidades académico - administrativas acerca de las disposiciones establecidas para la planificación de los ajustes a los programas académicos, lo que contraviene la debida planificación del servicio, específicamente en los cambios a su diseño dispuesto en los requisitos 7.3.1 NTCGP 1000:2004 , 1.2 y 2.1 MECI 1000:2005.
Análisis de Causas
Análisis realizado por: SECRETARIO GENERAL-SECRETARÍA GENERAL
No aplicación de los acuerdos expedidos por parte del Consejo Académico, en lo concerniente a la política curricular.
Planeación inadecuada
Falta medición o control
Incumplimiento de un método o procedimiento
Falta de cooperación, coordinación o articulación
El no cumplimiento del cronograma de los directores de Programa de las directrices establecidas por el consejo académico conocidos previamente mediante las circulares del 28 de mayo de 2009, 15 de diciembre de 2008, junio 25 de 2009, julio 17 de 2009, 26 de Agosto de 2009, 18 de Agosto de 2010.
Planeación inadecuada
Falta medición o control
Falta de cooperación, coordinación o articulación
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Consolidar y entregar informe al Consejo Académico, determinando que programas no han cumplido con los ajustes curriculares dentro de las fechas establecidos, para que se determine las medidas pertinenentes de tipo administrativo y disciplinario
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ
2010-11-24
2010-12-10
Debe establecerse en un comunicado del Consejo Académico claridad respecto del plazo máximo para la presentación de los ajustes de la política curricular.
FERNANDO DUQUE GARCÍA
2010-08-17
2010-08-18
Actualizacion permanente del normograma, determinar en la pagina web los datos de contacto de las secretarias de los Consejos para mayor orientaciòn de la comunidad universitaria
SANDRA MILENA CORTÉS OROZCO, SANDRA LORENA CARDONA ARCILA, VICTOR MANUEL ARCILA VÉLEZ
2010-08-02
2011-12-30
Fecha de Seguimiento: 2011-02-07
Fecha de Cierre: 2011-12-30
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Mediante acta 14 de 2010 del Consejo Académico el Secretario General informó que faltaban 10 programas académicos de postgrado para ser ajustados a política curricular. El 18 de agosto de 2010 el Consejo envió comunicado a los directores de programas de postgrado, fijando como plazo el 20 de octubre de esa misma vigencia para que los programas faltantes se ajustaran a política curricular. Con lo anterior se concluye el cumplimiento de la acción N. 2 de "Debe establecerse en un comunicado del Consejo Académico claridad respecto del plazo máximo para la presentación de los ajustes de la política curricular". No obstante a la fecha de seguimiento de esta acción aún no se ha generado el cumplimiento de la acción N. 1 "Consolidar y entregar informe al Consejo Académico, determinando que programas no han cumplido con los ajustes curriculares dentro de las fechas establecidos, para que se determine las medidas pertinenentes de tipo administrativo y disciplinario".
Respecto de la "Actualizacion permanente del normograma, determinar en la pagina web los datos de contacto de las secretarias de los Consejos para mayor orientaciòn de la comunidad universitaria" se informa por parte de la secretaria del Consejo Académico que las actualización se han estado realizando de manera oportuna.
Un nuevo seguimiento efectuado por la auditora con fecha de enero de 2012 muestra que aún no se ha desarrollado la acción N.1. Por lo tanto, a pesar de haberse cumplido la fecha de cierre, aún no puede realizarse por la falta de ejecución de dicha acción. Al respecto se realizará una reunión con el Secretario General el dia jueves 2 de febrero para tratar el tema y buscar alternativas de solución.
SEGUIMIENTO ADICIONAL A 22 DE AGOSTO:
Luego de verificada la información con el Consejo Académico, se evidencia que la acción N.3 faltante para verificar la eficacia de las acciones, no se ha implementado. Sin embargo, tampoco se conocen acciones adicionales emprendidas por alguna instancia. Por lo tanto se hace un nuevo aplazamiento deel cierre de la acción por útima vez, estableciendo como fecha límite para tal efecto, el día 1 de octubre de 2012. De no cumplirse esta acción se cerrará como no cumplida, obligando al registro de una nueva ACPM.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
Con las acciones propuestas se aplica corrección a la situación encontrada.
Conveniencia
Las acciones son coherentes con la normativa interna que estipula la obligatoriedad de los programas a ajustarse a política curricular.
Eficacia
Con fecha 6 de junio de 2012 fue enviado el comunicado No. 12 de 2012 del Consejo Académico a los directores de programa y Consejos de Facultad, cuyo asunto se refería a los ajustes curriculares en los respectivos programas, en los siguientes términos" el Consejo Académico ...una vez realizó análisis de aquellos programas de la institución, que hasta el momento no han realizado el ajuste curricular en sus respectivos planes de estudio, consideró pertinente no autorizar para el segundo periodo académico del presente año la apertura de nuevas cohortes de estos programas, hasta tanto no se ajusten a política curricular".
Mediante acta 15 de agosto 15 de 2012 los programas faltantes por ajustarse lo hicieron:
- Msc en estudios de familia
- Msc migraciones internacionales
- Esp en geografía, ordenamiento territorial y manejo de riesgo natural.
Con lo anterior se da por cumplida la acción pendiente.
Eficiencia
Las acciones fueron implementadas con un grado importante de extemporaneidad, dado que estaba programado para diciembre de 2011 y concluye en octubre 29)
Efectividad
Los beneficios percibidos se limitan al cumplimiento de la normativa de cara a los estudiantes y en general a las condiciones de prestación de los servicios
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