Sistema Integrado de Gestión
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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
Cargo:  --
Fecha:  2010-06-29
Código acción:  302
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
Proceso De Docencia LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
La Msc en Ciencias Veterinarias no opera aún bajo política curricular (aunque se encuentra dentro del plazo fijado para realizarlo): Sus actividades académicas actuales obedecen al pensum (plan de estudios) #401. En el SIA no aparece el número de créditos y al estudiante con código 223082149 no le aparece el pensum que está cursando. Lo anterior contraviene los requisitos 7.5.1 y 7.5.3 de la NTCGP 1000:2004 y 2.1 y 3.1 MECI 1000:2005.
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:       JEFE DE OFICINA-VICERRECTORÍA ACADÉMICA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Falta de comunicación entre los actores responsables del trámite, aprobación y registro de los planes de estudio. Planeación inadecuada
Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
Errores involuntarios de digitación en los Departamento al crear actividades académicas nuevas. Falta de entrenamiento
 
Ausencia de control, seguimiento y evaluación de los cambios realizados a los diferentes programas y el registro en el SIA. Falta medición o control
Incumplimiento de un método o procedimiento
 
Falta de revisión de la instancias aprobatorias y exigencia de las actas para el registro en el SIA Planeación inadecuada
Falta medición o control
Incumplimiento de un método o procedimiento
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Revisar la correspondencia nuevos planes de estudio aprobados con los registrados en el SIA LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2010-08-01 2011-04-30
Establecer un limites de tiempo a los pasos que deben cumplir los directores de programa para efecto del reporte de los planes de estudio y sus respectivas modificaciones a Registro Académico. LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2010-08-01 2010-12-17
El SIA debe crear un sitio único para visualizar los planes de estudio con sus respectivas vigencias ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-07-30 2010-12-17
Siempre asignar a nuevos estudiantes el plan vigente. ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-07-30 2010-08-15
Fecha de Seguimiento:  2011-02-01
Fecha de Cierre:  2011-04-30
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
A la fecha de seguimiento se ha cumplido con la primera acción, en tanto, todos los programas fueron revisados y ajustados en el SIA de conformidad con los ajustes aprobados en el Consejo Académico. Igualmente se ha cumplido con la acción de "El SIA debe crear un sitio único para visualizar los planes de estudio con sus respectivas vigencias" y la acción de "Siempre asignar a nuevos estudiantes el plan vigente." La acción relativa a "Establecer un limites de tiempo a los pasos que deben cumplir los directores de programa para efecto del reporte de los planes de estudio y sus respectivas modificaciones a Registro Académico" se encuentra en estado de implementación, dado que se trata de una modificación a dos procedimientos documentados que requieren de la concertación con diversos actores de interés.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Con el diseño y desarrollo de la página web de admitidos y con ello la actualización de la información de los programas permanentemente con una interfaz al SIA, se garantiza que la situación no conforme no vuelva a ocurrir.
Conveniencia La acción implementada es coherente con la normativa institucional y con la filosofía del sistema de gestión, en tanto, con su implementación se garantiza debido cumplimiento al numeral 7.2.3 a) frente a las disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes en lo relativo a la información sobre el producto y/o servicio
Eficacia Se adecuó el portal del SIA de los estudiantes de tal manera que se garantice que los planes de estudio asociados estén vigentes y correspondientes. De igual forma se modificaron los procedimientos P-DC-61 en su paso No. 13 y P-IN-62 en su paso N. 17 para que sea una obligación de los directores de programa gestionar ante la oficina de Registro Académico el registro en el SIA del plan de estudios aplicable al programa. Con lo anterior se obtiene el resultado previsto, ya que se asegura que los planes de estudio se registren adecuada y oportunamente en el SIA y que esta información se haga disponible a los estudiantes según corresponda.
Eficiencia Se es eficiente en la medida en que se adecuó el sistema de información existente para el registro actualizado y disponiblidad de la información para los estudiantes. Igualmente el establecimiento de límites de tiempo para que los directores de programa realicen el registro de los planes de estudio, garantiza la oportunidad en la disponibilidad de la información.
Efectividad Los avances en la implementación y optimización de los sistemas de información ha permitido que se logren mayores posiblidades de comunicación de la información institucional. Es fundamental garantizar que los estudiantes dispongan de la información académica actualizada, considerando la frecuencia con la que se adecuan los currículos y se generan nuevas versiones de estos. Articular la comunicación a los estudiantes con las bases de datos de la universidad hace que la acción implementada haya sido efectiva.
 



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