Sistema Integrado de Gestión
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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
Cargo:  --
Fecha:  2010-06-29
Código acción:  303
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Responsable
Proceso De Docencia LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
En el Sistema e Información Académico - SIA se registran todas las adiciones, cancelaciones y reportes extemporáneos de notas. Al realizar la verificación de los registros (trazabilidad) correspondiente a los periodos 2009-1, 2009-2 y 2010-1 en las direcciones de programas con base en los reportes del SIA, se encuentra de manera generalizada informalidad en la administración de estos registros (inexistentes, certificaciones docentes sin identificación, justificación y firma, en papel periódico de memorando, hojas toma-nota, notas adhesivas, recibos de consignación sin información del estudiante u otro soporte del pago que permita su identificación). Lo anterior contraviene el requisito 4.2.4 de la NTCGP1000:2004 y 2.2 MECI 1000:2005. En el programa académico de Biología, contrario a lo que establece el Reglamento Estudiantil, solo se solicita la certificación del docente cuando se ha desarrollado más del 12.5% y 25% para adiciones y cancelaciones respectivamente. En todos los programas académicos de pregrado auditados no fue posible verificar el cumplimiento de los términos para realizar el registro de las adiciones y cancelaciones establecidos en los parágrafos 2° de los artículos 34 y 35 del Reglamento Estudiantil, en tanto no existen registros de las solicitudes de los estudiantes que permitan confrontar con las fechas del registro en el SIA.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:       PROFESOR TITULAR -DEPARTAMENTO DE CIENCIAS BIOLÓGICAS
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
No se define el tiempo de adición y cancelación sin previo concepto del docente sobre el estado de desarrollo de la asignatura. Planeación inadecuada
Falta medición o control
Falta de toma de decisiones efectiva
 
Las cancelaciones extemporáneas se están efectuando durante todo el período académico sin certificación correspondiente Falta medición o control
Incumplimiento de un método o procedimiento
 
Se están aceptando, por parte del director del programa, documentos que no cumplen con los requisitos. Incumplimiento de un método o procedimiento
Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
Desconocimiento de la norma. Incumplimiento de un método o procedimiento
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Diseñar formato en el SIG para adiciones y cancelaciones en el que se registre la solicitud del estudiante, la certificación del docente y la aprobación del director del programa con la referencia a los distintos soportes. PAULA ANDREA CHICA CORTÉS, ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-08-01 2011-02-15
Crear en el SIA campo obligatorio para registro del número de consignación de la adición, cancelación y habilitaciones DIEGO ALONSO ARIAS HERNÁNDEZ 2010-07-30 2011-02-15
Solicitar a los programas reporte de inicio real de las actividades académicas y que el SIA, con base en esas fechas y los límites del reglamento estudiantil, automatice cierres. Comunicación oportuna de la puesta en marcha de este control. ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-08-01 2011-10-15
Fecha de Seguimiento:  2011-03-30
Fecha de Cierre:  2011-10-15
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
A la fecha de seguimiento prevista, se tiene que aún las acciones se encuentran en estado de implmementación y no se puede concluir sobre la culminación de alguna (s) de ellas.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Las acciones se definieron con base en el análisis de causas raíz. Con la implementación de las acciones se garantiza que las causas sean eliminadas y con ello que la situación se mantenga bajo control.
Conveniencia Son convenientes en tanto garantizan el cumplimiento sobre los requisitos de trazabilidad y control de la documentación para la prestación del servicio
Eficacia Respecto a lo planificado se tiene el siguiente nivel de cumplimiento: 1. Diseñar formato en el SIG para adiciones y cancelaciones en el que se registre la solicitud del estudiante, la certificación del docente y la aprobación del director del programa con la referencia a los distintos soportes. R:/ se implemento el procedimiento I-RA-603-INSTRUCTIVO PARA ADICIÓN Y CANCELACIÓN DE ACTIVIDADES ACADÉMICAS 2. Crear en el SIA campo obligatorio para registro del número de consignación de la adición, cancelación. R/ Se creó campo en el SIA para directores de programa para el registro de ésta información (se verificó su existencia). 3. Solicitar a los programas reporte de inicio real de las actividades académicas y que el SIA, con base en esas fechas y los límites del reglamento estudiantil, automatice cierres. Comunicación oportuna de la puesta en marcha de este control. R:/ el sistema de información académica impide le registro de estudiantes posterior a la finalización de actividades académicas. Para los programas realizar una adición de un estudiante no inscrito deben reportar por escrito la solicitud a la oficina de admisiones indicando la anomalía.
Eficiencia Las acciones fueron implementadas dentro de los términos previstos y ejecutadas por el personal técnico de la oficina de admisiones y registro académico.
Efectividad Poner bajo control el registro y trámite de adiciones y cancelaciones, así como la trazabilidad sobre los soportes de pago. Las acciones fueron efectivas, en tanto se trata de una necesidad de estandarización latente en uno de los servicios misionales mas importantes de la universidad.
 



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