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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
Cargo:  --
Fecha:  2010-06-29
Código acción:  304
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
Proceso De Docencia LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
No se encuentra información registrada trazable que demuestre que se ha realizado análisis de datos y toma de decisiones frente al número significativamente elevado de adiciones y cancelaciones de actividades académicas presentadas en los últimos tres periodos académicos que pone en consideración la coherencia y efectividad de la planificación académica con su ejecución. Además del análisis de los procesos y procedimientos institucionales que se ven afectados en consecuencia y el establecimiento del nivel impacto sobre estos aspectos. Lo anterior contraviene el requisito 8.4 de la NTCGP 1000:2004 y 2.2.2 MECI 1000:2005.
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:       PROFESOR TITULAR -DEPARTAMENTO DE CIENCIAS BIOLÓGICAS
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Informalidad en la aplicación del procedimiento de adiciones, cancelaciones y reporte extemporáneo de notas permitido por el reglamento estudiantil. Incumplimiento de un método o procedimiento
 
No existen actas donde se registren cancelaciones extemporáneas. Incumplimiento de un método o procedimiento
 
Las decisiones son subjetivas y arbitrarias para las cancelaciones de asignaturas. Planeación inadecuada
Falta de toma de decisiones efectiva
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Desarrollar las acciones definidas en la ACPM 303 LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2010-07-30 2011-08-15
Presentar informe semestral (junio y diciembre) de adiciones, cancelaciones, reporte extemporáneo de notas y habilitaciones que incluya análisis de datos y acciones cuando hubiere lugar al Consejo Académico ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-06-30 2011-12-30
Diseño de módulo de consultas para visualizar adiciones, cancelaciones, reporte extemporáneo de notas y habilitaciones ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-08-01 2010-09-30
Fecha de Seguimiento:  2011-06-30
Fecha de Cierre:  2011-12-30
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
A la fecha de seguimiento se han desarrollado las siguientes acciones: 1. Desarrollar las acciones definidas en la ACPM 303: R:/ implementadas y cerrada la ACPM como cumplida 2: Diseño de módulo de consultas para visualizar adiciones, cancelaciones, reporte extemporáneo de notas y habilitaciones: R:/ Para los directores de departamento en la página con el listado de los grupos y las actividades académicas va aparecer un icono nuevo que reemplaza el anterior este icono llevara a una consulta detallada de la actividad académica y de su respectiva composición. En la nueva página se podrá consultar la siguiente información para el grupo y periodo seleccionado: - Información de la Actividad Académica - Profesores - Horario - Composición del grupo por modalidad del programa - Composición del grupo por tipo de estudiante - Composición del grupo según participación de estudiantes por programa - Composición del grupo por participación de estudiantes por facultad - Listado de estudiantes inscritos - Listado de estudiantes que cancelaron la actividad académica. 3. Presentar informe semestral (junio y diciembre) de adiciones, cancelaciones, reporte extemporáneo de notas y habilitaciones que incluya análisis de datos y acciones cuando hubiere lugar al Consejo Académico: R:/ pendiente del envio. SEGUIMIENTO ADICIONAL A ENERO DE 2012: A la fecha de este seguimiento el informe aún no se ha presentado. Lo anterior indica que a pesar del vencimiento del plazo para el cierre de la acción, está deberá permanecer pendiente de ser evaluada, hasta tanto no se evidencie su cumplimiento, pero sobre todo la efectividad de las acciones. SEGUIMIENTO ADICIONAL A 30 DE JULIO DE 2012: Según reporte de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas con fecha juliio 16, se presentaron 698 reportes de notas que no fueron cerradas según las fechas establecidas en el calendario académico. La disminución es considerable con respecto al periodo anterior presentándose una disminución de cerca del 1000%. De acuerdo con lo establecido en las modificaciones realizadas en el Acuerdo 049 de 2007 relacionadas con los reportes extemporáneos, se tomó la decisión de enviar el informe de los reportes pendientes de registro al Grupo Interno de Control Disciplinario para que se realicen los respectivos descargos y acciones de revisión correspondientes. El informe sobre este tema fue presentado ante el Consejo Académico en sesión del 19 de julio. Se recomienda un nuevo seguimiento al cierre de notas correspondiente al periodo académico 2012-2 para establecer la efectividad de las acciones tomadas .
Fecha de seguimiento: 2012-10-28
Observaciones del Seguimiento:
Una vez realizada la fase de campo y cierre de la auditoria interna al proceso de Recursos de Apoyo Académico el día viernes 26 de octubre de 2012, se confirma que luego de ser auditados 9 programas académicos entre pregrado profesional, pregrado tecnologías, se concluye por parte del equipo auditor la inefectividad en el tratamiento de las acciones correctivas 303 y 304, que conducen a que hoy el proceso no sea conforme en la gestión de las adiciones y cancelaciones de actividades académicas, respecto de la normativa vigente en ninguno de los programas académicos auditados. Sumado lo anterior a la situación particular encontrada, de un significativo número de registros de adiciones y cancelaciones sin reporte de pago y sin justificación.

Al respecto, deben establecerse las acciones correctivas adicionales, que la líder del proceso de Recursos de Apoyo Académico considere, luego de realizar un nuevo análisis de causas. Por lo anterior, se establecerá una nueva fecha de seguimiento para esta acción (noviembre 16 de 2012), en la cual se registren las nuevas acciones, responsables y plazos.
Fecha de seguimiento: 2014-04-15
Observaciones del Seguimiento:
Si bien se encuentra que a finales del año 2012 se desarrolló un aplicativo para la gestión de adiciones y cancelaciones el cual entró en vigencia para el primer periodo de 2013, aplicable a los programas de pregrado presencial, el cual ha permitido gestionar vía electrónica estos trámites controlando la tipificación de situaciones que suscitan adición o cancelación y la trazabilidad del debido soporte de pago; en la actualidad no se ha realizado un análisis del impacto de esta acción correctiva, tal como lo sugiere una de las acciones correctivas, con lo cual no se cuenta con datos objetivos que permitan determinar si las causas identificadas asociadas a la no conformidad encontrada en la auditoría de calidad del mes de octubre del año 2012 sobre la cual se determinó que la situación no conforme inicial detectada en el año 2010 era persistente, fueron eliminadas de manera radical.

Igualmente se tiene que el aplicativo solo integra a los programas de pregrado regular y no a los programas especiales, a los cuales les resulta igualmente pertinente su aplicación. Lo anterior sucede debido a que estos programas no inscriben sus asignaturas en línea, aspecto sobre el cual actualmente se tiene previsto un plan de trabajo para avanzar al respecto.

Por lo anteriormente indicado, considera la suscrita responsable de evaluar la efectividad de las acciones correctivas, que resulta pertinente esperar los resultados de la auditoria de calidad al proceso a efectuarse en el segundo semestre de 2013, con el fin de revisar de manera especial este procedimiento y evaluar la efectividad de las acciones implementadas, a falta de un informe suficiente que de cuenta de ello.
Observaciones de Cierre:
Acciones evaluadas como no cumplidas - Se ha fijado una nueva fecha de seguimiento

Estado Acciones:
 



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