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 Sistema Integrado de Gestión
Confidential
 

Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  SONIA INÉS BETANCUR LÓPEZ
Cargo:  --
Fecha:  2009-02-18
Código acción:  31
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Responsable
Proyección SONIA INÉS BETANCUR LÓPEZ
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Se hace evidente en el proceso de Proyección que no se aplica adecuadamente Ley General de Archivo (Ley 594 de 2000) para el control de registros; tal es el caso del procedimiento de gestión integral de proyectos de emprendimiento en el que se observa que los registros concernientes a dichos proyectos son administrados solo en medio electrónico por el responsable de esta actividad y esto dificulta el seguimiento y control de la información. No es una información de fácil acceso o consulta. Lo anterior contraviene los requisitos 4.2.4 y 7.5.3 de la NTCGP 1000:2004.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:       VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD-VICERRECTORÍA DE PROYECCIÓN UNIVERSITARIA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Desde la Vicerrectoría de Proyección no se solicitaron nuevas series documentales para el tema de emprendimiento Falta de recursos técnicos o tecnológicos
Falta de entrenamiento
Incumplimiento de un método o procedimiento
 
La Unidad de Emprendimiento no existe en la estructura orgánica de la Universidad Planeación inadecuada
 
Desde la Vicerrectoría de Proyección no se solicitaron nuevas series documentales para el tema de emprendimiento Falta de recursos técnicos o tecnológicos
Incumplimiento de un método o procedimiento
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Crear tabla de retención documental para Emprendimiento incluyendo las series documentales para los registros electrónicos necesarios LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2009-03-03 2009-04-30
Fecha de Seguimiento:  2009-04-30
Fecha de Cierre:  2009-04-30
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
SONIA INÉS BETANCUR LÓPEZ
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Esta acción no requiere seguimiento dada la proximidad entre la fecha de inicio y la fecha de cierre en la implementación de las acciones
Observaciones de Cierre:
se creó la tabla de retención documental y está operando desde inicios de esta vigencia, según se pudo verificar en visita realizada el día jueves 26 de agosto.

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
 



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