Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo: --
Fecha: 2010-06-30
Código acción: 311
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Responsable
Proceso De Gestión Documental
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Se evidencia un riesgo en términos de la disponibilidad de los documentos electrónicos soportados en la plataforma SIG, toda vez que no se tiene asignado un suplente en caso de ausencia forzosa del administrador de desarrollo, soporte e implementación del mismo, buscando garantizar la accesibilidad a dicha documentación en el Sistema. Numeral 2.2.3 de MECI: 2005.
Análisis de Causas
Análisis realizado por: JORGE ENRIQUE ARISTIZÁBAL VILLEGAS PROFESIONAL UNIVERSITARIO-SECRETARÍA GENERAL
El administrador quien es el desarrollador de ese sistema no tiene un suplente para soporte o desarrollo si llegara a pasar algo con dicho funcionario
Falta de talento humano
Falta de capacitación a funcionario que pueda servir como soporte sobre el tema
Falta de entrenamiento
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Estudiar las cargas de los ingenieros actuales para porderle asignar esta nueva responsabilidad.
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO
2011-02-01
2010-02-26
Capacitar a alguno de los funcionarios actuales para brindar el soporte
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO
2011-03-01
2011-05-31
Fecha de Seguimiento: 2011-02-28
Fecha de Cierre: 2011-05-31
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
De acuerdo al informe de estudio de cargas y responsabilidades de los actuales ingenieros de la oficina de Sistemas, no es posible asignar esta actividad de desarrollo y soporte, toda vez que las actividades desarrolladas por los ingenieros son diferentes a los alcances y requerimientos del sistema SIG; además la herramienta informática en la que fue desarrollado el sistema SIG no es de amplio conocimiento de los ingenieros, por tal motivo la oficina de Gestion Humana deberá proveer nuevamente este profesional, ya que de acuerdo a la experiencia del Ingeniero que desarrolla y soporta el sistema SIG, es de una dedicacion exclusiva para este sistema.
Se capacita a un Ingeniero para dar soporte mínimo al sistema de información SIG, el cual consiste en mantenerlo funcional desde el punto de vista de la accesibilidad, creación de usuarios y tareas mínimas de soporte. Las actividades de desarrollo y actualizaciones no están contempladas en esta responsabilidad.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
De acuerdo con el estudio de cargas realizado, el cual da soporte al proyecto de unificación de los procesos de desarrollo y mantenimiento de software, es posible garantizar la presencia de dos o más funcionarios capacitados para dar soporte a la plataforma S.I.G., eliminando las causas identificadas.
Conveniencia
De acuerdo con lo establecido en la variable estratégica "Solidez administrativa y financiera", las acciones tomadas dan cuenta de que se garantiza la correcta implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión como proyecto que permite el normal desempeño académico - administrativo.
Eficacia
El resultado esperado se obtuvo, toda vez que se realizó un proceso de selección para proveer el cargo de ingeniero de soporte para el S.I.G. durante abril - mayo de 2011 y además se capacitó a un segundo ingeniero para desarrollar labores de apoyo en la misma plataforma, según evidencias de entrega del cargo que reposan en la Oficina de Gestión Humana.
Eficiencia
Los recursos asignados para la contratación de personal dedicado al soporte de la plataforma S.I.G fueron utilizados de acuerdo con la planificación presupuestal para la vigencia 2011.
Efectividad
El impacto obtenido se refleja en que se garantiza la disponibilidad y accesibilidad a la información y documentación del Sistema Integrado de Gestión en el momento que sea requerida.
Documento Controlado
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