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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  --
Fecha:  2010-06-30
Código acción:  312
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Responsable
Proceso De Gestión Documental
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
No se está dando manejo a los archivos de gestión y no se han realizado transferencias al Archivo Central con la normativa institucional de acuerdo con la normativa institucional, pues al auditar los archivos de gestión de la Vicerrectoría de Proyección y la Decanatura de Ciencias para la Salud, no se evidencia control en el manejo de actas y desconocimiento de la ubicación de las tablas de retención documental en la plataforma SIG. Lo anterior es recurrente y contraviene los requisitos 4.2.3, 4.2.4 y 8.2.4 de NTCGP 1000: 2004 y 2.2.2 - 3.3.1 MECI 1000:2005.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:    JORGE ENRIQUE ARISTIZÁBAL VILLEGAS   PROFESIONAL UNIVERSITARIO-SECRETARÍA GENERAL
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Falta de conocimiento en la aplicación de las directrices. Falta de entrenamiento
Falta medición o control
 
No asistencia a las capacitaciones brindadas por la oficina de Administración de Documentos Falta de toma de decisiones efectiva
 
Falta de compromiso de las secretarias para el cumplimiento del Acuerdo 042 del A.G.N. Falta de toma de decisiones efectiva
 
Se elaboró cronograma, y se cumpló en forma parcial, por ende se carece de evidencias Falta de entrenamiento
Falta medición o control
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Capacitacón a las secretarias en la oganización de archivos de gestión y transferencias documentales LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2010-06-02 2010-12-10
Elaboración de cronograma para transferencias documentales , LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2010-05-19 2010-05-19
Fecha de Seguimiento:  2010-12-10
Fecha de Cierre:  2010-12-10
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Esta acción no requiere seguimiento dada la proximidad entre la fecha de inicio y la fecha de cierre en la implementación de las acciones
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Mediante la implementación y cumplimiento del cronograma de transferencias y de la programación de actividades de capacitación en gestión documental, se eliminaron las causas de la acción y se dio cumplimiento al requisito.
Conveniencia Fueron convenientes y se ajustan a la normativa establecido para el manejo documental y el proceso de transferencias. Fueron mostradas las evidencias con respecto a las transferencias (formatos de inventario documental) y con respecto a las capacitaciones realizadas a las secretarias de las diferentes unidades académicas.
Eficacia Las acciones fueron implementadas de acuerdo con las fechas establecidas y se obtuvieron los resultados esperados en cuanto a trasferencias (95% realizado).
Eficiencia Se dio optimización de recursos y los resultados obtenidos fueron los esperados en el cumplimiento de las acciones.
Efectividad Organización de los archivos de gestión y manejo de transferencias adecuado y a tiempo.
 



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