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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  --
Fecha:  2010-06-30
Código acción:  313
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Responsable
Proceso De Gestión Documental
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
No existen actas de entrega de inventarios documentales en los archivos de gestión, pues cuando se da la desvinculación laboral de un funcionario no se evidencia la entrega del inventario documental al nuevo funcionario, lo cual es recurrente con respecto a la auditoría anterior y contraviene los requisitos 4.2.4, 8.2.3 y 8.2.4 de NTCGP 1000:2004 y la Ley 594 de 2000.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:    JORGE ENRIQUE ARISTIZÁBAL VILLEGAS   PROFESIONAL UNIVERSITARIO-SECRETARÍA GENERAL
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Desconocimiento de la Norma y por ende su aplicación Falta de entrenamiento
 
Rotación del personal con experiencia en los procesos de administración de archivos Falta de talento humano
 
Carencia de capacitación de los funcionarios de la oficina de Administración de Documentos Falta de entrenamiento
 
Falta de liderazgo en la aplicación de la norma Falta de toma de decisiones efectiva
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Solicitar al Dr. José Jesús Díaz Corrales, autorice enviar información sobre las novedades de personal en cuanto a traslado permanente o temporal y desvinculación del personal de la entidad, con el propósito de aplicar el Acuerdo 038/2002 A.G.N. artículo segundo. LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2010-05-18 2010-05-18
Acompañar a las secretarias en la entrega y recibo de los archivos de gestión cada vez que se presente un traslado o dejación del cargo de manera temporal o definitiva. JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO, LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2010-07-12 2010-12-15
Fecha de Seguimiento:  2010-12-15
Fecha de Cierre:  2010-12-15
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Esta acción no requiere seguimiento dada la proximidad entre la fecha de inicio y la fecha de cierre en la implementación de las acciones
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Si se eliminaron las causas identificadas.
Conveniencia Se evidenció mediante oficio enviado al jefe de gestión humana, la solicitud de información de traslados, vinculaciones o desvinculaciones de funcionarios con el fin de hacer entregas de archivos de gestión, al igual que las respectivas actas de recibo y entre de inventarios documentales.
Eficacia Las acciones fueron realizadas de acuerdo con lo que planeó para dar cumplimiento al requisito.
Eficiencia Fueron optiimizados los recursos necesarios.
Efectividad Se está dando gestión adecuada a las entregas y recibos de los inventarios documentales.
 



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