Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo: --
Fecha: 2010-06-30
Código acción: 315
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Responsable
Proceso De Gestión Documental
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Al solicitar los registros que evidenciaran la calibración y el manejo del Termohigrómetro (dispositivo que mide la temperatura y la humedad relativa del Archivo Central), estos no fueron suministrados, así como tampoco el manual del equipo, incumpliendo el numeral 7.6 de la NTCGP 1000: 2004. Igualmente, se pudo evidenciar que en el archivo central sólo se cuenta con 1 sensor de humo, ubicado aproximadamente en la parte central del espacio, lo cual no garantiza una eventual detección de humo por riesgo de incendio en las esquinas o puntos alejados del recinto. La cargas de los extintores se encuentran vencidas (con fecha de marzo de 2010). Así mismo, se manejan dos tablas no controladas por el S.I.G. en las cuales se verifican las lecturas del termohigrómetro durante el día, omitiendo lo establecido en el numeral 7.5.1 y 7.5.5 de la NTCGP 1000: 2004 y el artículo 19 de la Ley 594 de 2000.
Análisis de Causas
Análisis realizado por: JORGE ENRIQUE ARISTIZÁBAL VILLEGAS PROFESIONAL UNIVERSITARIO-SECRETARÍA GENERAL
Ausencia de información para determinar si la temperatura del archivo central cumple con los estándares
Falta de entrenamiento
Falta de aplicación de los conocimientos adquiridos
Falta de entrenamiento
No aplicáción de la norma que trata sobre las condiciones ambientales de los archivos
Falta de entrenamiento
Inexistencia de un manual que contenga las las características ténicas del termohigrometro y digital y formato en el SIG
Falta de entrenamiento
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Solicitar a la profesional de Salud Ocupacional, la recarga de los extintores y la adquisiciòn de un detector de humo
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ, JOSÉ ARIEL SERNA ÁLVAREZ
2010-11-19
2010-11-30
Solicitar a la Lider de Grupo de Servicios Generales, el mantenimiento del termo-higrómetro y la calibración del mismo si se requiere.
JOSÉ ARIEL SERNA ÁLVAREZ
2011-03-22
2011-03-31
Consecución de un manual del termo higrómetro digital
JOSÉ ARIEL SERNA ÁLVAREZ
2010-10-29
2010-12-17
Diseñar formato que contenga los parámetros de las condiciones ambientales en el archivo central y que permita visualizar los controles de temperatura y su variación, con acciones correctivas si es del caso
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ, JOSÉ ARIEL SERNA ÁLVAREZ
2010-10-28
2010-12-01
Fecha de Seguimiento: 2011-02-15
Fecha de Cierre: 2011-03-31
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Se evidenció la solicitud de recarga de los extintores e instalación del detector de humo, mediante oficio No. 13545 F-UAD-DF-007 fechado el 18 de noviembre de 2010 y otro bajo el No. 1276 F-UAD-DF-007 del 25 de marzo de 2011.
Con respecto a la calibración del termohigrómetro, mediante oficio fechado en junio 03 de 2009, se justifica el inconveniente económico resultante de calibrar el termohigrómetro existente en virtud de su costo, el cual puede ser superior al precio mismo del equipo.
Se evidenció la consecución del manual correspondiente al termohigrómetro digital.
Se envió la solicitud de aprobación para la modificación del procedimiento P-GD-103, con el fin de cargar en el flujograma el formato para anotar las mediciones periódicas que arroja el termohigrómetro.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
Las acciones implementadas eliminan las causas que dieron origen al hallazgo y son suficientes para eliminar el riesgo presentado.
Conveniencia
Las acciones fueron convenientes, toda vez que se está dando cumplimiento no sólo a la normativa relacionada con la gestión documental (gestión, disposición y salvaguarda del archivo institucional) sino también a la Ley General de Archivos.
Eficacia
La planificación de las acciones planteadas cumplieron con el resultado que se esperaba, dando cubrimiento a la situación de riesgo que se estaba presentando.
Eficiencia
La inversión fue óptima en términos de la adquisición de dispositivos para detección de humo, los cuales minimizan el riesgo existente en el Archivo Central. Las demás acciones no requirieron de inversiones sustanciales.
Efectividad
La mejora es evidente en términos de la minimización del riesgo que prevalecía en las instalaciones del Archivo Central a falta de dispositivos para detección de humo. Se resalta además el orden, aseo, señalización, iluminación, condiciones de ventilación y, en términos generales, el ambiente de organización que se evidencia en el recinto del Archivo.
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