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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ
Cargo:  --
Fecha:  2010-07-13
Código acción:  317
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Responsable
Proceso De Proyección LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
No se evidenció el acta donde constara la socialización y el aval del colectivo del Departamento de Estudios Educativos, para el proyecto Capacitación para Educadores en Ejercicio, contraviniendo el procedimiento para Prestación de Servicios a través de la Gestión de Proyectos de Extensión P-PR-94, el requisito 7.1 NTCGP 1000:2004 y el numeral 1.2 MECI 1000:2005.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:       PROFESIONAL UNIVERSITARIO-VICERRECTORÍA DE PROYECCIÓN UNIVERSITARIA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Desconocimiento del procedimiento Falta de entrenamiento
Incumplimiento de un método o procedimiento
 
Falta de capacitación de los funcionarios sobre el manejo del SIG y sus responsabilidades en cada proceso Incumplimiento de un método o procedimiento
 
Falta de conocimiento de la secretaria frente al archivo de gestión del Departamento ya que el número de acta a la que se refiere el hallazgo se referencia en el formato de inscripción de proyectos en la Vicerrectoría de Proyección Universitaria Falta de entrenamiento
 
La entrega de archivos de gestión no incluye el inventario documental que permita a los funcionarios pleno conocimiento de los documentos que tienen bajo su responsabilidad Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Reunir a directores de departamento y a decanos con el fin de socializar los cambios al procedimiento garantizando su empoderamiento frente a la responsabilidad en la planificación del servicio FANNY OSORIO GIRALDO 2011-01-24 2011-02-24
Modificar el procedimiento a fin de hacer reducción de trámites facilitando el paso por el departamento y reduciéndolo al visto bueno del Director obviando el acta, quedando el acta de la Comisión Central de Proyección como registro de la planificación del servicio FANNY OSORIO GIRALDO 2010-10-05 2010-12-10
Fecha de Seguimiento:  2011-03-10
Fecha de Cierre:  2011-02-24
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Se analiza la acción propuesta de retirar el acta de la reunión del Departamento, por cuanto se considera necesario dejarla como requisito.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Los controles implementados contribuyen al cumplimiento de los requisitos establecidos, sin los cuales no se da vía libre a la siguiente fase.
Conveniencia Las acciones fueron coherentes con la normatividad vigente y aplicable al plan de desarrollo institucional
Eficacia Las acciones fueron implementadas de acuerdo con lo planificado. Se adicionaron otros componentes con el objetivo de garantizar el cumplimiento de los requisitos.
Eficiencia Al incluir otros componentes, como por ejemplo el cuadro de valoración del proyecto se generan mecanismos de control en aras de mejorar la calidad de las iniciativas; y dinamiza la función del Director del Departamento en el proceso de aprobación.
Efectividad Los nuevos mecanismos de control incluidos en el formato contribuyen al mejoramiento de la calidad de las propuestas y proyectos aprobados.
 



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