Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo: --
Fecha: 2010-07-13
Código acción: 323
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Responsable
Proceso De Gestión Jurídica
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción de mejora
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Ampliar la difusión y culturización del normograma institucional en el proceso de Gestión Jurídica, con el propósito de evitar el riesgo de incurrir en errores por el desconocimiento de las normas por parte de la comunidad universitaria.
Análisis de Causas
Análisis realizado por: SANDRA LILIANA ORTIZ ÁLVAREZ PROFESIONAL ESPECIALIZADO-SECRETARÍA GENERAL
Se visualiza en la página Institucional de la Universidad un sitio que contiene la normatividad interna, pero no se cuenta con un espacio para el Consejo Superior, Consejo Académico y la Rectoría, de actualidad normativa.
Planeación inadecuada
Dificultades en la gobernabilidad
Método inexistente
Falta de cooperación, coordinación o articulación
Falta de toma de decisiones efectiva
Cambios de versión del software de ADMIARCHI, que modifica los pasos para realizar la búsqueda de la normativa.
Planeación inadecuada
Falta medición o control
Falta de directrices que establezcan la importancia de la información a publicar en la página institucional.
Planeación inadecuada
Dificultades en la gobernabilidad
Falta medición o control
Falta de cooperación, coordinación o articulación
Falta de toma de decisiones efectiva
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Solicitar al Grupo Interno de Archivo se estudien los pasos que quedaron establecidos en la nueva Versión del Admiarchi, con el fin de que capacite a los funcionarios de la Universidad respecto a los cambios surgidos y a la nueva aplicación para su fácil consulta.
Oficiar al Líder de Comunicaciones solicitándole la existencia dentro de la página web, de un espacio para dar mayor difusión y publicidad a los Acuerdos, Resoluciones, Circulares y otros expedidos por las diferentes autoridades universitarias.
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ
2010-11-22
2011-06-01
Establecer criterios que permitan determinar prioridades para la publicación de la información en la página Web, teniendo en cuenta las solicitudes realizadas por los líderes de los procesos.
RICARDO GÓMEZ GIRALDO, CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS
2010-11-26
2011-02-28
Fecha de Seguimiento: 2011-02-18
Fecha de Cierre: 2011-06-30
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Se ofició al rector de la unviersidad en 24 de noviembre de 2010, solicitando espacio en la página WEB para difusión y publicidad a los acuerdos demas actos adminsitrativos. Igualmente, se oficio al lider del grupo de archivo, para proceder a capacitación en las modificaciones srgidas en el aplicativo admiarchi.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
Pese a que no se ha recibido una respuesta al oficio del 24 de noviembre de 2010, se evidencia una mayor diligencia en la publicidad de estos actos.
Conveniencia
La oficina de comunicaciones y prensa esta atendiendo los requerimientos de las publicaciones de los actos administrativos, para dar mayor publicidad.
Eficacia
si, se ha obtenido resultados.
Eficiencia
si es eficiente.
Efectividad
si han sido efectivas.
Documento Controlado
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