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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  --
Fecha:  2010-07-22
Código acción:  329
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Responsable
Proceso De Gestión Humana
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
De acuerdo con la información suministrada por la oficina de Gestión Humana y verificadas las alarmas recibidas por correo electrónico del SUIP – DAFP, del 18 de junio de 2010, no se envían tanto reportes de contratos desde 26/07/2006 como reportes de novedades desde 30/01/2007, lo que contraviene las disposiciones establecidas en los Artículos 9 y 13 del Decreto 1145 de 2004.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:       TECNICO ADMINISTRATIVO-OFICINA GESTIÓN HUMANA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
La universidad no había adoptado la nomenclatura del DAFP. Planeación inadecuada
Falta de cooperación, coordinación o articulación
Falta de toma de decisiones efectiva
 
En marzo de 2008 que se adoptó la nomenclatura nueva, se conformó una planta estructural situación que dificulta hacer el reporte porque todo movimiento de personal debe modificar el Acuerdo de planta. Planeación inadecuada
Falta de cooperación, coordinación o articulación
Falta de toma de decisiones efectiva
 
No obtener una respuesta de la Secretaría General a la solicitud de modificación del Acuerdo Planeación inadecuada
Falta de cooperación, coordinación o articulación
Falta de toma de decisiones efectiva
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Adoptar la nomenclatura del DAFP y presentar la propuesta de la modificación del Acuerdo como planta global. JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES, GLORIA ELENA BEDOYA HENAO 2010-08-10 2011-02-23
Que el Consejo Superior apruebe el proyecto de acuerdo de la planta global JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2010-11-23 2011-05-31
Solicitar a la Secretaría General para que se agende dentro de las primeras sesiones del Consejo Superior del año 2011, la aprobación de la planta globla. JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES, GLORIA ELENA BEDOYA HENAO 2010-11-23 2011-01-12
Fecha de Seguimiento:  2011-02-28
Fecha de Cierre:  2011-05-31
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Mediante oficio O.G.H. 142 del 28 de febrero de 2011 dirigido a la Secretaría General, la Oficina de Gestión Humana anexa proyecto de Acuerdo por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 9 de marzo de 2008 que estableció la planta de cargos de la Universidad de Caldas. Igualmente realiza las justificaciones pertinentes para la aprobación del citado proyecto.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación No aplica
Conveniencia No aplica
Eficacia Tal como se indicó en la evidencia de seguimiento, mediante oficio O.G.H. 142 del 28 de febrero de 2011 dirigido a la Secretaría General, la Oficina de Gestión Humana anexa proyecto de Acuerdo por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 9 de marzo de 2008. Solo hasta el 30 de noviembre de 2011 en sesión del Consejo Superior fue incluido en el orden del día, el tema de aprobación de la planta global de la universidad, pero no fue aprobado el proyecto quedando aplazado el tema para el año 2012. Sumado a lo anterior y tal como se indica en las ACPM pendientes de cierre para el 15 de febrero de 2013, actualmente se encuentra en etapa de conclusión la modificación al manual de funciones que tiene previsto entregarse al Rector para su estudio y aprobación en enero de 2013. Con la entrega del proyecto del nuevo manual de funciones se debe entregar de la mano el proyecto de planta global por considerarse un insumo esencial e inseparable. Por tanto pensar en presentar un proyecto de planta global al Consejo Superior separado del manual de funciones, sería absurdo. Finalmente y como un elemento adicional para justificar el cierre de esta acción, es que el esquema de reporte al SUIP sufrió modificaciones sustanciales que ya no lo hacen compatible con la propuesta aquí planteada en tanto los reportes se seguirán haciendo al SIGEP. Por lo anterior se hace cierre de esta acción por considerarse impertinente a la situación actual con relación al asunto. No obstante lo anterior, se garantizará el cumplimiento de la misma a través de las ACPM aún pendientes de cierre donde se compromete la entrega del nuevo manual de funciones para estudio y aprobación del Rector en el mes de enero de 2013, con el cual se entregará el proyecto de planta global ajustado.
Eficiencia No aplica
Efectividad No aplica
 



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