Sistema Integrado de Gestión
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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  
Fecha:  2010-07-22
Código acción:  334
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Responsable
Proceso De Gestión Humana LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
En el archivo de gestión de la oficina de Gestión Humana, se evidenciaron inconsistencias relacionadas con la aplicación de la tabla de retención documental. Lo anterior se pudo evidenciar con la revisión realizada a las actas del Comisión de Personal, El Comité Paritario de Salud y al acta No.9 del 25 de mayo de 2010 del Consejo Académico mediante la cual se aprobó el año sabático de un docente, cotejado esto, con la TRD que aplica para este proceso. Por tanto, lo anterior contraviene a lo dispuesto en los numerales 4.2.4 de la NTCGP1000:2004 y 2.2.2 MECI 1000:2005.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:    PAOLA TATIANA GÓMEZ DUQUE   PROFESIONAL UNIVERSITARIO-OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
poca aplicabilidad de las capacitaciones recibidas Falta medición o control
Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
Debilidades en el manejo de las tablas de retención documental Falta medición o control
Incumplimiento de un método o procedimiento
Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
Las TRD se asignan a áreas que no tienen la gobernabilidad Planeación inadecuada
Dificultades en la gobernabilidad
 
Falta de comunicación entre los funcionarios del proceso de gestión documental con las áreas que aplican TRD Planeación inadecuada
Falta de toma de decisiones efectiva
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Solicitar a la Oficina de Gestión Documental mayor acompañamiento en el manejo de las T.R.D JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2012-01-27 2012-01-30
Fecha de Seguimiento:  2012-01-30
Fecha de Cierre:  2012-01-30
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
Esta acción no requiere seguimiento dada la proximidad entre la fecha de inicio y la fecha de cierre en la implementación de las acciones
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Las acciones implementadas contribuyen a que el proceso tenga mayor interacción con el área de Administración de documentos.
Conveniencia Las acciones fueron convenientes en tanto la administración documental de conformidad con las Tablas de Retención documental es un requisito de la ley general de archivos.
Eficacia Con fecha del 26 de enero de 2012 el Jefe de Gestión Humana envió oficio al la Profesional Universitario de Administración de Documentos donde se solicita asesoría y acompañamiento en el manejo de Tablas de Retención Documental .
Eficiencia Las acciones se implementaron dentro de los términos establecidos y se ha recibido el acompañamiento del área de Administración de Documentos.
Efectividad Las acciones desarrolladas pueden ser replicables a otros procesos. Igualmente el proceso identificó la oportunidad de mejora de solicitar estandarización de las actas. Por tanto igualmente se solicitó al profesional del Sistema Integrado de Gestión la posibilidad crear un formato unificado con los criterios y derrotero para la realización de actas y de esta forma poder unificar la realización de reuniones.
 



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