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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

Nombre quien Reporta:
Cargo: --
Fecha: 2010-07-22
Código acción: 337

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso		Responsable
Proceso De Gestión Humana
Tipo Solicitud		Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva	Amerita correción:	Auditoría Interna
Descripción de la Situación
En el procedimiento para solicitar comisión de estudios –P-GH-39- no se encuentra definida la dependencia de la Universidad o ente de control responsables de la expedición del certificado sobre sanciones disciplinarias. Igualmente se evidenció que no existen seguimientos y controles al procedimiento. Lo anterior se pudo constatar mediante la revisión de normatividad, revisión documental y entrevista con los directores de Departamento. Esto contraviene lo estipulado en los numerales 4.2.3, 4.2.4, 6.2.2 y 7.5 de la NTCGP1000:2004 y 1.1.2, 2.1.2, 2.1.3, 2.2 y 3.1.1 del MECI.

Análisis de Causas

Análisis realizado por: PROFESIONAL UNIVERSITARIO-OFICINA GESTIÓN HUMANA

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Causas Priorizadas
Descripción:	Categorización de la causa
Los directores de los respectivos departamentos no verifican los respectivos requisitos para la posible concesión de las comisiones de estudio por desconocimiento de la norma y no saber cuales son sus verdaderas funciones y responsabilidades dentro de este trámite.	Falta de entrenamiento Falta medición o control Falta de cooperación, coordinación o articulación
No se tiene claridad quien es el ente competente para acreditar el requisito en el cual certifique que el docente solicitante de la comisión de estudio no ha sido sancionado disciplinariamente en los dos últimos períodos académicos.	No Aplica
En lo concerniente a que la documentación recaudada (cuando empieza el postgrado) no corresponde al periodo comprendido de la ejecución de la comisión de estudio, se debe así mismo al desconocimiento de los requisitos de este procedimiento por parte de los directores de los departamentos.	Planeación inadecuada Falta de entrenamiento Falta medición o control

Acciones Propuestas

Acción	Responsable(s) de implementar	Fecha Inicio	Fecha Fin
Se diseñará una hoja de Ruta donde conste cada uno de los requisitos que exige la norma, para que los respectivos directores de Departamento posean total conocimiento de cuales son los requisitos que se necesitan para iniciar los tramites de la concesión de la comisión de docentes, hoja de ruta que se ingresará al procedimiento para solicitar comisión de estudio.	JAIDER LOSADA SALGADO	2011-01-12	2011-03-03
Se elaborará un oficio para cada uno de los directores de Departamento, donde se especifique cuales son sus obligaciones y responsabilidades como director en el trámite y ejecución del otorgamiento de las comisiones de estudio.	JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES	2011-01-12	2011-03-03
Se aclarará en el procedimiento de comisión de estudio que el único órgano competente para acreditar si ha sido o no sancionado disciplinariamente el solicitante de la comisión de estudio será la Contraloría General de la Republica.	JAIDER LOSADA SALGADO	2011-01-12	2011-03-03

Fecha de Seguimiento: 2011-03-01

Fecha de Cierre: 2011-03-03

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia es realizada por:
Evaluador:
Cargo: Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Se diseñó una hoja de ruta donde se estipula cada uno de los requisitos que debe cumplir un Docente para otorgarle una Comisión de Estudios, pero esta hoja de ruta no se ha incorporado en el procedimiento respectivo. Respecto a las acciones restantes, no se ha realizado ninguna labor para dar cumplimiento a las mismas.
Observaciones de Cierre:
De las tres acciones establecidas para eliminar la causa o causas que dieron origen a la no conformidad, solo la primera fue emprendida pero no cumplida en su totalidad y las dos restantes no fueron contempladas. Estado Acciones: Acciones evaluadas como no cumplidas

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