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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  SONIA INÉS BETANCUR LÓPEZ
Cargo:  --
Fecha:  2009-02-18
Código acción:  35
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
Proyección SONIA INÉS BETANCUR LÓPEZ
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
En el proceso de Proyección, no se demostró la planificación de actividades y métodos para la verificación, seguimiento y control sistemáticos de los servicios prestados, (algunos a través de convenios). No fue factible encontrar los registros necesarios (informes, planes de calidad, reportes de supervision, indicadores, etc) para proporcionar evidencia de que el proceso de Proyeccion y los servicios resultantes cumplen los requisitos.
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:       PROFESOR ASOCIADO -DEPARTAMENTO DE DESARROLLO HUMANO
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
En la Vicerrectoría de Proyección se están inscribiendo proyectos sin cronograma de actividades e información relacionada con los entregables concretos del proyecto en coherencia con su objeto y las responsabilidades y términos frente a la presentación de de informes parciales y final. El procedimiento documentado no se cumple tanto por parte de los docentes como por parte de la Vicerrectoría. Incumplimiento de un método o procedimiento
 
No se tiene una base de datos para el control de tiempos de presentación de informes parciales y final de los docentes. Falta medición o control
 
Para proyectos no financiados no se exigen los informes para el reporte en la labor académica Planeación inadecuada
Falta medición o control
 
Desembolsos por parte de la Vicerrectoria sin requerimientos previos de presentación de informes parciales. Planeación inadecuada
Falta medición o control
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar un inventario de los proyectos vigentes e identificar vacios de información, solicitar a los docentes responsables de los proyectos y directores de departamentos el ajuste a la información con plazoz definidos MARIA FANNY AGUDELO GARCÍA 2009-04-06 2009-05-04
Crear base de datos para hacer monitoreo y seguimiento al desarrollo de los proyectos MARIA FANNY AGUDELO GARCÍA 2009-03-24 2009-04-06
Revisar el formato para la inscripción de proyectos de extensión FANNY OSORIO GIRALDO 2009-03-27 2009-04-17
Revisar el PROCEDIMIENTO PARA PRESTACION DE SERVICIOS A TRAVES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE EXTENSIÓN, para ajustar requisitos y condiciones de desembolsos y registro en la labor académica FANNY OSORIO GIRALDO 2009-03-30 2009-05-04
Dotar la Vicerrectoría de un software avanzado que permita sistematizar y concentrar la información referente al proceso de proyección MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2009-04-13 2009-12-15
Identificar la linea base de los servicio de proyección a traves de equipos de trabajo de la Vicerrectoria FANNY OSORIO GIRALDO 2009-03-16 2009-03-30
Estandarizar los servicios de proyección univeristaria LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA 2009-03-16 2009-06-30
Fecha de Seguimiento:  2009-08-14
Fecha de Cierre:  2009-12-15
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
SONIA INÉS BETANCUR LÓPEZ
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Realizado el seguimiento el pasado 1 de septiembre, encontramos que: 1. se realizó el inventario de proyectos y se elaboró el oficio para solicitarle a los docentes informes sobre el avance de los mismos, pero no se ha enviado porque estaba pendiente del visto bueno del Vicerrector y su firma. 2. Existe la base de datos que permite observar los proyectos, fechas de creación y seguimiento a través de fechas de informes. 3. Se revisó el formato y adecuó a los requerimientos de inscripción de proyectos. 4. Existe el procedimiento para la prestación de los servicios y se encuentra en el SIG. Están pendientes las siguientes acciones: 1. Dotar a la Vicerrectoría de un software para mejorar la gestion del proceso. 2. Identificar la línea base de los servicios de proyección 3. La estandarización de los servicios de proyección.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación La existencia del software, la estandarización de los servicios de proyección verificados en el SIG corrige la causa del problema relacionada con el seguimiento a los proyectos y los indicadores establecidos permiten el seguimientos a los planes de accion y por tanto al plan de desarrollo.
Conveniencia Se evidencia la existencia del software que sistematiza los proyectos de proyección, permite dar cuenta de los activos, inactivos, finalizados, incluye los actores participantes y su correspondencia con la labor académica docente, lo cual ratifica su correspondencia con la normatividad vigente. De igual manera se evidencia en el SIG la estandarización de los procesos de proyección y la existencia de indicadores actualizados establecidos para el seguimiento al cumplimiento de las metas establecidas en el plan de acción.
Eficacia El seguimiento, evaluación y sistematización de los procesos se han realizado según lo proyectado como acciones correctivas y de mejora según lo planeado y es evidente la organización que ha permitido la certificación. El proceso continua aumentando su cobertura a nivel de estandarización de procedimientos de prestación de servicios.
Eficiencia Los resultados son importantes en la organización de los procesos de proyección y son visibles en el SIG, procedimientos 227, 94, 495 y 384.
Efectividad La guía para los usuarios de los servicios de proyección determinada por la descripción de los procedimientos en el SIG se puede considerar de alto impacto porque unifica criterios, reduce tiempos, aumenta satisfacción entre los usuarios, disminuye trámites.
 



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