Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta: EDUAR AUGUSTO ALDANA GIL
Cargo: --
Fecha: 2010-08-12
Código acción: 351
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Responsable
Gestión Humana
EDUAR AUGUSTO ALDANA GIL
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
ACPM no cumplida
Descripción de la Situación
En el proceso de Gestión Humana, al verificar las hojas de vida de diversos funcionarios se encontró lo siguiente: 1.H.V 15 Administrativo al veficar y confrontar la hoja de vida con el Estatuto General y la Resolución 000150 de marzo 9 del 2008 en el ítem de requisitos de estudio y experiencia, se evidencia que no se cumple con el paragrafo: " el aspirante al cargo de Vicerrector debera acreditar estudios de gestión universitaria, en caso de no tenerlo debera asistir dentro del primer año a un curso de gestión universitaria que ofrezca la universidad". 2. Al verificar los requistos de estudio y experiencia para el el cargo Jefe de Oficina de Investigaciones y Postgrados, se evidencia en el ítem de requisitos de estudio y experiencia, que no se requiere formación en posgrado pero si se referencia el posgrado en las equivelancias del cargo. 3. Al verficar la hoja de vida # 33 Administrativo quien se desempeña en el cargo de Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno de Gestión, le falta formación en Plan de Desarrollo institucional, sistemas de informacion, normativida interna vigente, planeación estratégica. Lo anterior contraviene lo dispuesto en la normatividad interna institucional y el requisito 6.2.2 de la NTCGP 1000:2004.
Análisis de Causas
Análisis realizado por: CAROLINA TORRES MONTOYA PROFESIONAL UNIVERSITARIO-OFICINA GESTIÓN HUMANA
En el manual de Funciones se incluyó una equivalencia que no se require.
Planeación inadecuada
Incumplimiento de un método o procedimiento
No es requisito para ingresar a un cargo directivo de la Universidad que la persona acredite el curso de gestión universitaria.
Planeación inadecuada
Incumplimiento de un método o procedimiento
L revisión de estos requisitos de conocimientos básicos escenciales fue consultada en la Resolución 000150 la cual no estaba vigente para el momento en que se nombró el jefe de Control Interno.
Falta de entrenamiento
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Presentar una nueva versión del Manual de Funciones.
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES
2010-08-30
2011-06-23
Planear, diseñar y ejecutar un curso de Gestión Universitaria para personal directivo e incluirlo en el Plan de capacitación institucional.
Capacitar al jefe de la oficina de Control Interno y a su equipo de trabajo en todo lo relacionado con normatividad, planeación estratégica, auditorias, indicadores, MECI, GP 1000.
CAROLINA TORRES MONTOYA
2010-06-02
2011-07-29
Fecha de Seguimiento: 2011-04-20
Fecha de Cierre: 2011-07-29
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
EDUAR AUGUSTO ALDANA GIL
--
Observaciones del Seguimiento:
A partir de la existencia de un documento preliminar de ajuste al manual de funciones, el cual cual fue revisado por la Comisión asesora de Carrera quien recomendó la reformulación del mismo. La representante del Consejo Superior ante la Comisión de Carrera se compromete a hacer la reformulación del manual.
Respecto a la planeacion y ejecución del curso de gestión universitaria para personal directivo, se tiene soporte de certificación de la Oficina de Gestión Humana del 25 de mayo de 2010, así como listado de asistencia de funcionarios a inducción de cargos directivos al curso de gestion universitaria los días: 16 de abril, 23 de abril, 6 y 7 de mayo de 2010.
Respecto a las capacitación del jefe de la oficina de control interno y a su equipo de trabajo, se tiene reporte de una capacitación en indicadores de gestión el 23 y 24 de junio de 2011 y gestión del servicio no conforme el 6 y 7 de julio de 2011.
Fecha de seguimiento: 2012-10-25
Observaciones del Seguimiento:
Respecto a la acción correctiva relacionada con el Manual de Funciones se tiene que a la fecha de seguimiento actual (25 de octubre de 2012), aún no se cuenta con el Manual de Funciones aprobado debido a que de acuerdo al plan de trabajo propuesto para realizar la reformulación, se debía elaborar conjuntamente con los funcionarios la descripción de funciones, para lo cual se requirió elaborar un instrumento el cual debía ser diligenciado por cada funcionario que estuviese ocupando un cargo de planta. Se fijó como fecha de entrega del formulario diligenciado para el mes de enero de 2012. Como resultado se tuvo que cerca del 64% de los funcionarios respondieron. Por otro lado se presentaron dificultades dado que el sindicato de empleados intervino en el desarrollo de este procedimiento de recolección de información, dando lineamientos a los funcionarios de no entregar esta información. Los anteriores acontecimientos, generaron restricciones que han hecho que a la fecha aún no se cuente con el nuevo manual de funciones. No obstante se continuaron las gestiones y acciones para continuar con la recolección de la información necesaria. Se espera que para el mes de enero de 2013 se cuente con el documento definitivo presentado al Rector para su estudio y aprobación.
Respecto a la acción de capacitación del personal de la oficina de control interno y su equipo de trabajo, se tiene que los funcionarios fueron capacitados asi:
1. Profesional Especializado: nuevo estatuto anticorrupción (17, 18 y 19 de noviembre de 2011)
2. Profesional Universitario y Auxiliar Administrativo: sistema de control interno en Colombia análisis y perspectivas (29 de noviembre de 2011).
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
Acción cerrada y justificada en la acpm 336 relativa a la puesta en vigencia del manual de funciones actualizado.
Conveniencia
Acción cerrada y justificada en la acpm 336 relativa a la puesta en vigencia del manual de funciones actualizado.
Eficacia
Acción cerrada y justificada en la acpm 336 relativa a la puesta en vigencia del manual de funciones actualizado.
Eficiencia
Acción cerrada y justificada en la acpm 336 relativa a la puesta en vigencia del manual de funciones actualizado.
Efectividad
Acción cerrada y justificada en la acpm 336 relativa a la puesta en vigencia del manual de funciones actualizado.
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