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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  --
Fecha:  2010-08-12
Código acción:  353
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Responsable
Gestión Documental
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
ACPM no cumplida
Descripción de la Situación
El proceso de Gestión Documental no tiene establecidas tablas de valoración documental segun lo estipulado en el procedimiento para la administración de archivos de gestión, central e histórico; no obstante el AGN no obliga su uso.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:    JORGE ENRIQUE ARISTIZÁBAL VILLEGAS   PROFESIONAL UNIVERSITARIO-SECRETARÍA GENERAL
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Rotación de funcionarios en la institución Dificultades en el clima organizacional
 
Interrupción del proceso de elaboración de Tablas de Valoración Documental. Falta de talento humano
 
La norma no obliga a la elaboración y aplicación de las tablas de valoración documental. Incumplimiento de un método o procedimiento
 
La no apropiación de la norma en el proceso. Incumplimiento de un método o procedimiento
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
IDENTIFICACION DE ASUNTOS POR DEPENDENCIAS LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2010-12-01 2011-02-14
IDENTIFICACION DE ENTES PRODUCTORES LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2010-11-15 2011-02-14
BUSQUEDA DE SOPORTES LEGALES QUE AYUDEN A DETERMINAR TIEMPOS DE RETENCION DE LA INFORMACION. LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2011-03-15 2011-05-27
ANALISIS DE LA INFORMACION PARA LA CONSTRUCCION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2011-06-01 2011-09-30
CONSTRUCCION HISTORIA INSTITUCIONAL JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO, LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2010-11-30 2011-01-31
Fecha de Seguimiento:  2011-02-15
Fecha de Cierre:  2011-09-30
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia es realizada por:
--
Observaciones del Seguimiento:
Se logró identificar asuntos por dependencias y entes productores. Igualmente se tiene la construcción de la historia institucional. Para la búsqueda de soportes legales y análisis de la información se deberá ampliar el plazo por la connotación del trabajo en cuanto al volumén, compilación y conclusión para la propuesta final
Observaciones de Cierre:
Faltaron dos acciones importantes por realizar. Por tanto hoy no se tienen establecidas tablas de valoración documental segun lo estipulado en el procedimiento para la administración de archivos de gestión, central e histórico, de acuerdo al propósito expuesto en esta acción.

Estado Acciones: Acciones evaluadas como no cumplidas
 



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