Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM) |
||||||||||||||||||
Nombre quien Reporta: | ||||||||||||||||||
Cargo: -- | ||||||||||||||||||
Fecha: 2010-09-01 | ||||||||||||||||||
Código acción: 358 | ||||||||||||||||||
Descripción de la Situación |
||||||||||||||||||
Nombre del Proceso | Responsable | |||||||||||||||||
Proceso de Recursos De Apoyo Académico | LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ | |||||||||||||||||
Tipo Solicitud | Fuente de la Situación Detectada | |||||||||||||||||
Acción correctiva |
Amerita correción:
|
Auditoría Interna |
|
|||||||||||||||
Descripción de la Situación | ||||||||||||||||||
No se aplica el ciclo P-H-V-A (Planear-Hacer-Verificar-Actuar): 1) Se observa una separación total entre los procedimientos que se encuentran en el Sistema Integrado de Gestión -SIG- con las labores que realizan los funcionarios de la Oficina de Admisiones y Registro Académico. 2) Se evidencia la inaplicabilidad, inexistencia y/o desactualización de los procedimientos y registros, por ejemplo: para la matrícula de estudiantes antiguos de pregrado - P-RA-219- (Versión 1), para la solicitud y aprobación de transferencias entre programas académicos de diferentes universidades -P-RA-337 (Versión 1), para la solicitud y admisión de aspirantes a estudiantes especiales -P-RA-215- (Versión 1), como la inexistencia de los registros P-RA-217 Y 218. 3) No se evidencia control y seguimiento a los procedimientos descritos en el punto anterior, por ejemplo, se observó que en algunas situaciones (transferencias, estudiantes especiales), no se respetan las fechas del calendario académico; no se cuenta con hoja académica completa de los estudiantes que ingresan por transferencia, esta información no se translada por parte del director de programa. 4) En el procedimiento para la gestión de los viajes de tipo académico, no se evidencian registros relacionados en los pasos 8 9 y 10 (informes que deben presentar los docentes) | ||||||||||||||||||
Análisis de Causas |
||||||||||||||
Análisis realizado por: JEFE DE OFICINA-VICERRECTORÍA ACADÉMICA | ||||||||||||||
|
||||||||||||||
Acciones Propuestas |
||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||
Fecha de Seguimiento: 2011-02-28 | ||||||||||||||||||
Fecha de Cierre: 2011-05-30 | ||||||||||||||||||
Evaluación de la Eficacia |
||||||||||
La evaluación de la eficacia fué realizada por: | ||||||||||
Auditor lider | ||||||||||
Observaciones del Seguimiento: | ||||||||||
Al revisar nuevamente los procedimientos del proceso de Recursos de apoyo académico se encuentra que están acordes a la labor diaria que se desarrolla en la Oficina y con la normatividad interna, lo cual evidencia una debida actualización de los procedimientos. En la Oficina de Registro Académico ya reposan la documentación de cada uno de los estudiantes por transferencias, lo cual permite tener control en cuanto a tiempos y cumplimiento de requisitos frente al procedimiento P.-RA-337 (Transferencias). Respecto al procedimiento para la gestión de viajes de estudio académico, ya se evidencia la existencia del registro “oficio informe de viaje”, además, el comité de viajes de estudio definió que el informe del docente responsable del viaje debe ser presentado directamente al consejo de facultad. | ||||||||||
Observaciones de Cierre:
|
||||||||||
CUMPLIDAS Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
|
||||||||||
Documento Controlado Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso. Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG |