En el año 2009 se estaba en el periodo de transición para la emisión de unas directrices claras y precisas en cuanto a la tenencia de un banco de proyectos. Se tenía un aplicativo informático que no presentaba eficacia, De acuerdo a lo necesitado para la administración del banco de proyectos universitario.
Método inexistente
No se tiene en el año 2009 un aplicativo informático eficaz; el cual hiciera más funcional la administración de un Banco de Proyectos.
Falta de recursos técnicos o tecnológicos
El procedimiento creado para presentar y aprobar Anteproyectos de inversión para el Banco de Proyectos fue creado en su primera versión en el mes de noviembre del año 2009 y por consiguiente este regiría a partir de esta fecha; es decir anteriormente no existía un procedimiento detallado para el ingreso de proyectos ante un banco de proyectos y la forma como estos fuesen administrados.
Método inexistente
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Realizar modificaciones al procedimiento levantado, modificando así mismo el formato de inscripción para Banco de Proyectos; así mismo dar la instrucción solicitada por los líderes de proyectos para que diligencien esta nueva versión.
Consignar y tener una base de datos donde se encuentre los proyectos inscritos con la información necesaria para tener conocimiento de lo que se trata.
WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA, HILDA MERY MUÑOZ HENAO
2010-08-16
2011-05-16
En el año 2010 se debe tener claro lo que se quiere hacer para la implementación de un Banco de Proyectos, donde se pueda tener y acceder a la información. Esto se puede ver reflejado en la nueva versión creada del procedimiento y en la nueva versión del formato para la inscripción de los proyectos. Aunque no se tenga aplicativo para la administración de un banco de proyectos, se tienen los formatos establecidos diligenciados por los proyectos inscritos; estos están consignados de manera magnética y se tiene una base de datos en la cual sabemos que proyectos se tienen.
WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA, HILDA MERY MUÑOZ HENAO
2010-08-16
2011-05-16
Identificar aplicativos o herramientas informáticas externas con visitas a otras universidades o entidades que manejen bancos de proyectos los cuales nos puedan servir de ejemplo y cumplan esta función; así mismo y adquirlo en el caso que cumpla los requerimientos.
FABIO CARDONA MARÍN, WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA
2010-10-01
2011-06-13
Fecha de Seguimiento: 2011-03-15
Fecha de Cierre: 2011-06-13
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Las acciones propuestas por el lìder del proceso, frente a la no existencia de un banco de proyectos como lo estipula el Procedimiento P-PL-490, fueron realizadas. Respecto a la adquisiciòn del aplicativo, no se ha adquirido, pero sin embargo los responsables del proceso cuentan con la informaciòn del banco de manera magnètica y ordenada
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
Con la existencia de un banco de proyectos se cumple con el requisito establecido en el procedimiento P-PL-490
Conveniencia
Las acciones implementadas son coherentes con la normativa de la Universidad, toda vez que se evidencia la existencia de un banco de proyectos, con una fichas individuales debidamente diligencias
Eficacia
Las acciones definidas se implementaron en el plazo establecido, lo cual permitiò alimentar el banco de proyectos 2011 desde finales de 2010
Eficiencia
El resultado esperado se cumplió, ahora la Universidad cuenta con un Banco de Proyectos construido con los recursos existentes y el personal propio de la Universidad
Efectividad
Hay visibilidad de los proyectos de la Universidad por parte de la comunidad, lo cual permite fácil acceso a la informaciòn, entrega de informes a diferentes entes de control internos y externos; este banco permite contar con una planeaciòn financiera màs acertada para las pròximas vigencias; tambièn permite la identificaciòn de las responsabilidades financieras y tècnicas en la ejecución de los proyectos, lo cual contribuye al ejercicio de un mayor control.
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