a. no se han definido herramientas para que los departamentos puedan determinar ¿cómo es el comportamiento de la demanda de los grupos?.
Método inexistente
Falta de cooperación, coordinación o articulación
Los reportes extemporáneos permiten adicionar notas a los grupos de estudiantes que no están previamente inscritos y la manera en que se ha implementado en el sistema el reporte extemporáneo, no permite reflejar a qué grupo pertenece el estudiante adicionado reportado, pues al asentarlo se registra todo en un grupo genérico que es el 85. Lo anterior implica, que si un grupo tiene cero estudiantes y sus notas son reportadas extemporáneamente nunca se van a ver asociadas a los grupos de los cuales oficialmente participaron.
Planeación inadecuada
Método inexistente
la proyección de los grupos a crear según la demanda, esta sobre estimado y se presenta de forma sostenida semestre a semestre
Planeación inadecuada
Falta de entrenamiento
Los departamentos no realizan seguimiento al estado de los grupos luego de finalizado el procedo de adiciones y cancelaciones de materias por parte de los estudiantes.
Falta medición o control
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Proponer modificación al acuerdo 049 de 2007, para que el procedimiento de cancelación de actividades académicas luego de superado el 25% de cursada la materia, requiera aprobación del consejo de facultad para su cancelación y no del director de programa para ejercer mayor control sobre cancelaciones extemporáneas que deben ser soportadas sumariamente.
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ
2010-10-13
2011-04-29
Implementar en el sistema un registro adicional para el procedimiento de cancelación de materias, que lleve traza del por que se solicita la cancelación y de observaciones respecto a la aprobación de la cancelación autorizada por el director de programa, permitiendo realizar traza de las razones de la cancelación permitiendo traza de las mismas.
ÓSCAR IVÁN CASTRILLÓN CASTRILLÓN
2010-10-25
2011-04-29
Crear en el sistema de consultas para departamentos en acad.ucaldas.edu.co/app2 y en el sistema de labor académica, consultas que permitan al director del departamento entender como es el comportamiento de grupos y estudiantes inscritos en ellos.
DIEGO ALONSO ARIAS HERNÁNDEZ, ÓSCAR IVÁN CASTRILLÓN CASTRILLÓN
2010-09-15
2011-01-31
Ajustar el sistema de información académico para que, al momento de que un director de programa realice un reporte extemporáneo, este obligue asociar adicionalmente el número del grupo original al que estuvo asociado el estudiante. Luego de este ajuste, en la página de visualización de grupos debe reflejarse para los grupos, cuantos estudiantes fueron registrados por medio de reporte extemporáneo.
ÓSCAR IVÁN CASTRILLÓN CASTRILLÓN
2010-11-15
2011-02-15
i.
Remitir informes periódicos a las facultades y programas sobre el comportamiento de los grupos, para que puedan apoyar sus decisiones respecto a los grupos
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ
2010-06-30
2011-11-01
Fecha de Seguimiento: 2011-05-26
Fecha de Cierre: 2011-11-01
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ
PROFESOR TITULAR -. -DEPARTAMENTO DE QUÍMICA
Observaciones del Seguimiento:
Para ayudar a los directores de departamento con las consultas sobre el comportamiento de grupos y estudiantes inscritos, se creó la consulta en el SIA con las debidas especificaciones planteadas en la acción.
Con respecto al ajuste del S.I.A., se detectó que una de las razones por las cuales se presentaban grupos con cero inscritos se daba porque a los estudiantes, aún asistiendo a clases, se les reportaban las notas de manera extemporánea sin estar asociados a un grupo a lo largo del semestre. Esta situación además de ocasionar la existencia de grupos cero inscritos generaba un subregistro de uso de espacios físicos, permitía el reporte de notas en periodos donde no existían en el SIA ni grupos, ni docentes, ni asignatura realmente ofertada. Para corregir lo anterior La Vicerrectoría Académica y Registro Académico emitieron circular a todos los directores de programas donde se les informó sobre la decisión de “retirar la opción del reporte extemporáneo para adición de nota y de la creación de la opción de reporte de nota por movilidad académica” . Esta decisión fue informada el 1 de mayo de 2011, consecuencia de una comunicación enviada en el mes de abril por la Oficina de Control Interno. Así las cosas esta acción propuesta pierde todo el alcance, debido a que la acción implementada es de mayor impacto y principio correctivo.
Desde el 1 de mayo la Vicerrectoría Académica ha realizado seguimiento semanal al tamaño de los grupos, requiriendo a los directores de departamentos para realizar los ajustes necesarios de acuerdo con lo establecido en la Política Curricular.
Fecha de seguimiento: 2012-10-29
Observaciones del Seguimiento:
Producto de los controles aplicados por la Vicerrectoría Académica para el control a grupos con cero estudiantes inscritos, las estadísticas muestran tendencias a la baja en estos grupos. Sin embargo, en consulta realizada el 3 de octubre de 2012, se encuentra que aún persisten 26 grupos en pregrado profesional.
Se reconoce que aún son necesarias medidas de control adicionales y por lo tanto se define una nueva fecha de seguimiento, en la cual se establecerán las nuevas acciones, responsables y plazos
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
La acción implementada de parametrización al SIA se constituye en un control que permite de manera permanente la eliminación de fondo de la causas de la existencia de grupos con cero estudiantes inscritos.
Conveniencia
El 3 de mayo de 2013, se envía informe de auditoria a la Vicerrectora Académica, cuyo objetivo y alcance fueron "OBJETIVO DE LA AUDITORIA: verificar cumplimiento de la Política Curricular Acuerdo 029 de 2008 en lo relativo al título “Cupos, apertura y cancelación de actividades académicas”, artículos 27 al 30. ALCANCE: Oferta académica de los periodos 2012-1 y 2012-2 en todas las Facultades y Departamentos".
En esta auditoria efectuada por la suscrita responsable de cerrar esta acpm, se verificó la conformidad de la programación académica, en la que se incluye la revisión al tamaño de los grupos, en virtud de los mínimos de inscritos establecido en la Política Curricular.
El objetivo y alcance de esta auditoria permitió verificar la no existencia de grupos con cero estudiantes inscritos y ello debido a que se implementó una parametrización en el Sistema de Información Académico consistente en la eliminación automática de este tipo de grupos, en los casos en los que se encuentra asignado un docente.
Esta acción implementada resulta conveniente a fin de llevar a conformidad lo estipulado en la Política Curricular.
Eficacia
Luego de 4 años de identificada por primera vez esta situación, se tiene que se implementaron acciones planificadas como el aseguramiento del registro trazable de las adiciones y cancelaciones, los reportes a los directores de programa y departamento, directrices desde la Vicerrectoría sobre las causas y condiciones para realizar adiciones y cancelación y la parametrización del SIA para un control automático.
Eficiencia
Adicionalmente desde el año 2012 y mediante la coordinación de acciones entre la Vicerrectoría Académica y la Oficina de Control Interno, se ha realizado verificación al tamaño de los cupos y los grupos, identificando situaciones no conformes que condujeron a la propuesta y logro en el Consejo Académico de la reforma a la Política, mediante el Acuerdo 33 Bis, lo cual logró que se incorporaran a la normativa, controles pertinentes para asegurar una oferta académica ajustada a criterios de calidad y eficiencia académica.
Efectividad
Las acciones correctivas implementadas lograron eliminar de raíz la causa de la existencia de grupos con cero estudiantes inscritos y además logró un impacto adicional al lograr una reforma a la Política Curricular que redundó en controles al tamaño de los grupos y la definición de criterios para fijar el tamaño de los cupos.
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