Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta: LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ
Cargo: PROFESIONAL UNIVERSITARIO-10 -VICERRECTORÍA DE PROYECCIÓN UNIVERSITARIA
Fecha: 2011-03-01
Código acción: 389
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Responsable
Recursos de Apoyo Academico
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Resultado del análisis de peticiones, quejas y reclamos
Descripción de la Situación
Queja de la estudiante Jackeline Gonzalez a cerca de la imposibilidad de graduarse por incumplimiento a los requisitos en la matrícula, al allegar un certificado del icfes de validación del bachillerato no aprobado y haber culminado sus estudios con esta inconsistencia. Es necesario analizar causas y establecer acciones correctivas para evitar que esta situación vuelva a presentarse.
Análisis de Causas
Análisis realizado por: JEFE DE OFICINA-VICERRECTORÍA ACADÉMICA
En la recepción de documentos que hacen los programas académicos especiales de pregrado se admiten certificaciones de grado en trámite y certificaciones del ICFES por validación no aprobadas
Método inexistente
No se tiene establecido un mecanismo para garantizar que el estudiante complete la documentación de ingreso en la segunda matrícula
Método inexistente
Es necesario obtener el punto de equilibrio para la apertura de nuevas cohortes, por lo cual, se hace uso del artículo 11 del Acuerdo 049 de 2007 para justificar el ingreso de estudiantes sin el cumplimiento pleno de requisitos
Planeación inadecuada
El Acuerdo del Superior No. 049 de 2007 en su artículo 11 "Demostrar su condición de bachiller o presentar certificación de que su graduación se encuentra en trámite", no es claro para el caso de estudiantes validantes. Es necesario que se específique que en estos casos los cerficados deben decir "aprobado"
Planeación inadecuada
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Proponer una modificación al reglamento estudiantil artículo 11 en lo relacionado a los documentos exigidos para la matrícula, específicamente, certificado de validación expedido por el ICFES debidamente aprobado
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ
2011-04-29
2011-07-29
Revisar el archivo físico de Registro Académico , específicamente las hojas de vida de los estudiantes de los programas a distancia, con el fin de identificar posibles errores en la recepción de documentos y faltantes de información para corregir de manera inmediata
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ
2011-04-26
2011-06-30
Establecer el mecanismo para garantizar que, como último plazo, en la segunda matrícula los estudiantes completen los documentos exigidos para su ingreso a la Universidad
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ
2011-04-26
2011-06-30
Fecha de Seguimiento: 2011-06-15
Fecha de Cierre: 2011-07-29
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ
PROFESOR TITULAR -. -DEPARTAMENTO DE QUÍMICA
Observaciones del Seguimiento:
* Revisar el archivo físico de Registro Académico, específicamente las hojas de vida de los estudiantes de los programas a distancia, con el fin de identificar posibles errores en la recepción de documentos y faltantes de información para corregir de manera inmediata.
R: / Se revisaron los expedientes de 2760 estudiantes matriculados en los programas de Tecnología en Finanzas, Tecnología en Sistemas, Tecnología en Administración Judicial y Tecnología en Regencia en Farmacia. Se requirió a 23 estudiantes completar los documentos faltantes, los cuales fueron recibidos en su totalidad.
* Proponer una modificación al reglamento estudiantil artículo 11 en lo relacionado a los documentos exigidos para la matrícula, específicamente, certificado de validación expedido por el ICFES debidamente aprobado.
R: / La acción no es realizar un ajuste al reglamento, sino la verificación que se efectúa en la recepción de documentos, en la cual se verifica que el certificado ICFES aportado para validaciones de bachillerato, especifique que éste fue aprobado. Para la revisión de documentos aportados por las tecnologías para la matrícula de sus admitidos, se elaboró una hoja de ruta la cual se anexa a la hoja de vida del estudiante.
* Establecer el mecanismo para garantizar que, como último plazo, en la segunda matrícula los estudiantes completen los documentos exigidos para su ingreso a la Universidad.
R: / Para los programas de educación a distancia, luego de revisada la hoja de ruta si el expediente remitido por el programa no cumple con los requerimientos documentales y académicos exigidos no se realiza la matrícula y se retorna al programa, por lo cual no se debe requerir posteriormente al estudiante completar sus documentos.
* Observaciones adicionales: la señora Jackeline González a quien inicialmente se le suspendió su grado debido a que no cumplía con el requisito de bachillerato y que posteriormente solucionó su situación acreditando dicho requerimiento, la Universidad le confirió el título universitario correspondiente.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
Se eliminaron las causas identificadas toda vez que los mecanismos implementados así como los controles, establecen puntos de verificación que facilitan el cumplimiento de los requisitos de inscripción y matrícula para los estudiantes de educación a distancia.
Conveniencia
Las acciones implementadas se hicieron a la luz de la reglamentación existente. Se fortalecieron los controles en términos de el seguimiento al cumplimiento de lo establecido en la normativa.
Eficacia
Para dar cumplimiento a la reclamación por parte de la estudiante Jackeline González, se implementaron las acciones pertinentes que permitieron dar la respuesta y solución que se esperaba.
Eficiencia
Mediante la implementación de las acciones propuestas, se garantiza la optimización en los recursos utilizados para los procesos de admisión, inscripción y matrícula de estudiantes de educación a distancia.
Efectividad
Con la implementación de las acciones propuestas, se genera mayor organización y optimización no sólo en tiempos sino también la gestión adecuada y ágil de los registros relacionados con los procesos de admisión, inscripción y matrículas de estudiantes en la modalidad a distancia.
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