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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  --
Fecha:  2011-04-12
Código acción:  391
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Responsable
Proceso De Gestión Humana
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
ACPM no cumplida
Descripción de la Situación
En el procedimiento para solicitar comisión de estudios –P-GH-39- no se encuentra definida la dependencia de la Universidad o ente de control responsables de la expedición del certificado sobre sanciones disciplinarias. Igualmente se evidenció que no existen seguimientos y controles al procedimiento. Lo anterior se pudo constatar mediante la revisión de normatividad, revisión documental y entrevista con los directores de Departamento. Esto contraviene lo estipulado en los numerales 4.2.3, 4.2.4, 6.2.2 y 7.5 de la NTCGP1000:2004 y 1.1.2, 2.1.2, 2.1.3, 2.2 y 3.1.1 del MECI.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:       PROFESIONAL UNIVERSITARIO-OFICINA GESTIÓN HUMANA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Los directores de los respectivos departamentos no verifican los requisitos pertinentes para las posibles concesiones de las comisiones de estudio, por desconocimiento de la norma y no saber cuáles son sus verdaderas funciones y responsabilidades dentro del presente procedimiento. Planeación inadecuada
Falta de entrenamiento
Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
No se tiene claridad cuál es el órgano competente para acreditar el requisito, que certifique que el docente solicitante de la comisión de estudio no ha sido sancionado disciplinariamente en los dos últimos períodos académicos Planeación inadecuada
Falta de entrenamiento
Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Se diseñara una hoja de ruta donde conste cada uno de los requisitos que exige la norma, para que los respectivos directores de Departamento, ostenten total claridad de cuáles son los requisitos que se necesitan para iniciar los trámites de la concesión de la comisión docentes, hoja de ruta que se ingresará al procedimiento para solicitar comisión de estudio. JAIDER LOSADA SALGADO 2011-04-29 2011-05-06
Se elaborará un oficio para cada uno de los directores de Departamento, donde se especifique cuáles son sus obligaciones y responsabilidades en el tramité y ejecución del otorgamiento de las comisiones de estudio. JAIDER LOSADA SALGADO, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2011-04-29 2011-05-06
Se aclarará en el procedimiento de comisión de estudio con total certeza que el órgano competente para acreditar si el docente solicitante no ha sido sancionado disciplinariamente en los dos últimos períodos académicos es la Procuraduría General de la Nación. JAIDER LOSADA SALGADO 2011-04-29 2011-05-06
Fecha de Seguimiento:  2011-05-04
Fecha de Cierre:  2011-05-06
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
--
Observaciones del Seguimiento:
Dada la proximidad con la fecha de cierre estipulada, se realizará en un solo momento.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Las acciones fueron convenientes en tanto la creación de la lista de requisitos y verificación da la claridad necesaria para el docente y el director del departamento, acerca de las directrices normativas. Así mismo la claridad sobre la certificación de antecedentes disciplinarios.
Conveniencia Las acciones son convenientes en tanto dan respuesta al Plan de Desarrollo que establece objetivos y metas de formación doctoral, los cuales son regulados por el procedimiento de comisión de estudios.
Eficacia Respecto a la hoja de ruta se tiene que fue elaborado el formato R-1587-P-GH-39 denominado "formato para la solicitud y trámite de una comisión de estudios" en la cual además se incorporó en el punto 3 del cumplimiento de los requisitos la directriz que la certificación de antecedentes de sanciones disciplinarios es emitida por la Procuraduría General de la Nación. Respecto al oficio a los Directores de Departamento se tiene como muestra que con fecha 12 de agosto de 2011 se envió oficio desde la Secretaría General a la Directora del Departamento de Química con la remisión del contrato de comisión de estudios N. 2011-09 de 29 de junio de 2011. Esta actividad se siguió realizando de manera frecuente.
Eficiencia Las acciones fueron desarralladas dentro de los términos previstos para esta ACPM, no obstante requirió del cierre previo de una ACPM en la cual no se logró cumplir con los plazos previstos.
Efectividad Las acciones son de alcance a toda la universidad, en tanto aplican para todas las facultades y han permitido el buen desarrollo del procedimiento de comisión de estudios.
 



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