Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo: --
Fecha: 2011-04-12
Código acción: 392
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Responsable
Proceso De Gestión Humana
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
ACPM no cumplida
Descripción de la Situación
En el procedimiento para otorgar el año sabático –P-GH-167- existe inconsistencia al mencionar un parágrafo que no existe en la normativa. Así mismo, no se encuentra definida la dependencia de la Universidad o ente de control responsable de la expedición del certificado sobre sanciones penales. Igualmente se evidenció que no existen seguimientos y controles al procedimiento. Lo anterior se pudo constatar mediante la revisión de la normatividad, revisión documental y con la entrevista realizada a los directores de departamento. Lo anterior contraviene lo dispuesto en los numerales 4.2.3, 4.2.4, 6.2.2 y 7.5 de la NTCGP1000:2004 y 1.1.2, 2.1.2, 2.1.3, 2.2 y 3.1.1 del MECI.
Análisis de Causas
Análisis realizado por: PROFESIONAL UNIVERSITARIO-OFICINA GESTIÓN HUMANA
Error de transcripción de la norma en lo referente al requisito de “Haber cumplido con los compromisos adquiridos con la Universidad por todo concepto”.
No Aplica
No se tiene claridad cuál es el órgano competente para acreditar el requisito, que certifique que el docente solicitante del año sabático, no ha sido sancionado penalmente en los últimos años (5) años ni disciplinariamente en los últimos tres (3) años.
Falta medición o control
Los directores de los respectivos departamentos no realizan los seguimientos de los proyectos de investigación de los años sabáticos, por desconocimiento de la norma y no saber cuáles son sus verdaderas funciones y responsabilidades dentro del presente procedimiento.
Planeación inadecuada
Falta de entrenamiento
Falta medición o control
Falta de cooperación, coordinación o articulación
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Se modificará el procedimiento de otorgamiento de año sabático y se indicará correctamente que la disposición que señala el requisito de estar al día con los compromisos adquiridos con la Universidad es el artículo 78 numeral 4.Estatuto de Personal Docente. Mod. por el artículo 9 del Acuerdo No 014/2008. Y no el parágrafo 2 del mismo artículo.
JAIDER LOSADA SALGADO, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES
2011-04-29
2011-05-06
Se aclarará en el procedimiento de año Sabático en el sentido que el único órgano competente para acreditar si ha sido sancionado disciplinariamente el solicitante, será la Procuraduría General de la Nación y que en lo concerniente a antecedentes penales se certificará con el Pasado Judicial.
JAIDER LOSADA SALGADO, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES
2011-04-29
2011-05-06
Se diseñara una hoja de ruta donde conste cada uno de los requisitos que exige la norma, con el objetivo que los respectivos directores de Departamento, ostenten total claridad de cuáles son los requisitos que se necesitan para iniciar los trámites para el otorgamiento de año sabático, hoja de ruta que se ingresará al procedimiento.
JAIDER LOSADA SALGADO, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES
2011-04-29
2011-05-06
Se elaborará un oficio para cada uno de los directores de Departamento, donde se especifique cuáles son sus obligaciones y responsabilidades en el tramité y ejecución del otorgamiento de los años sabáticos.
JAIDER LOSADA SALGADO, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES
2011-04-29
2011-05-06
Fecha de Seguimiento: 2011-05-04
Fecha de Cierre: 2011-05-06
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
--
Observaciones del Seguimiento:
Dada la proximidad de las fechas de seguimiento y cierre de las acciones de realizará esta labor en la esta ultima fecha
Fecha de seguimiento: 2012-10-25
Observaciones del Seguimiento:
A la fecha del presente seguimiento (Octubre 25 de 2012) las acciones aún no han sido desarrolladas. Se fija un nuevo plazo para tal efecto.
Fecha de seguimiento: 2014-04-20
Observaciones del Seguimiento:
Si bien con fecha 6 de noviembre de 2012 se generó una versión 2 del procedimiento, actualmente no es posible determinar la efectividad de las acciones planteadas.
Se posterga el cierre de esta acpm a la realización de la auditoria interna de calidad al proceso de gestión humana en el segundo semestre de 2014, a fin de recoger la evidencia documental que lo permita.
Fecha de seguimiento: 2014-04-20
Observaciones del Seguimiento:
Si bien con fecha 6 de noviembre de 2012 se generó una versión 2 del procedimiento, actualmente no es posible determinar la efectividad de las acciones planteadas.
Se posterga el cierre de esta acpm a la realización de la auditoria interna de calidad al proceso de gestión humana en el segundo semestre de 2014, a fin de recoger la evidencia documental que lo permita.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
Las acciones eliminan las causa identificadas, en tanto son coherentes con el análisis de causas identificadas y fueron implementadas en su totalidad.
Conveniencia
A la fecha de cierre de la presente acción, fué generada la versión 3 de la misma con fecha 28 de julio de 2014. Esta versión al igual que la versión 2 hizo que el procedimiento se adecuara a la normativa establecida, corrigiendo además la situación que condujo al hallazgo.
Eficacia
Todas las acciones comprometidas fueron implementadas, lo cual no solo se corrobora en el procedimiento documentado, sino durante la auditoría interna de calidad efectuada en el año 2014 en la cual se pudo evidenciar que el procedimiento documentado se cumple en la práctica.
Eficiencia
Las acciones fueron implementadas en noviembre 6 de 2012 con la actualización del procedimiento, lo cual implica una extemporaneidad en su cumplimiento. Sin embargo, esta condición no limita la posibilidad de hacer un cierre bajo cumplimiento de la ACPM.
Efectividad
Los beneficios obtenidos con la implementación de la acción se traducen en un procedimiento que incluye mecanismos de seguimiento y control al cumplimiento de los compromisos de los docentes en año sábatico y un requisito de subsanar las evaluaciones negativas cuando estas se presentan, lo cual no había sido incluido en el compromiso inicial
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