Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo: --
Fecha: 2009-02-18
Código acción: 4
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Responsable
Contratación
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
El proceso de Contratación, pese a que tiene documentado un procedimiento, no tiene clararidad sobre los criterios para evaluación y reevaluación de proveedores de bienes o servicios a la Universidad; igualmente no posee registros de evaluaciones aplicadas, lo que contraviene lo dispuesto en el numeral 7.4 de la NTCGP 1000:2004.
Análisis de Causas
Análisis realizado por: LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO PROFESIONAL ESPECIALIZADO-SECRETARÍA GENERAL
Falta de instrucción a los interventores de contratos y convenios acerca de la evaluación y reevaluación de proveedores.
Falta de entrenamiento
Método inexistente
No existe un banco (base de datos) de proveedores de la Institución. Cada ordenador tenía su propia base de datos de proveedores
Falta de recursos técnicos o tecnológicos
Falta medición o control
Ni el manual de interventoría, ni el estatuto de contratación de la Universidad contiene la disposición de evaluar y reevaluar los proveedores
Método inexistente
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Realizar visitas de control y seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON
2009-04-30
2009-11-30
Realizar visitas de control y seguimiento por parte de la Secretaria General mensualmente (a uno o mas centros de gastos
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO
2009-04-30
2009-11-30
Socializar el estatuto de contratacion y sus reglamentaciones a todos los centros de gastos
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ
2009-02-10
2009-04-15
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30
Fecha de Cierre: 2009-11-30
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Se pudo verificar que efectivamente se ha realizado socializaciòn del Nuevo Estatuto de Contratacion (Acuerdo 03 de Febrero 1t5 de 2009), en Ciencias agropecuarias, sistemas Granjas, Ciencias exactas, Ingenierìa, INvestigaciones y ciencias jurìdicas.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
Las accione emprendidas eliminaron las causas identificadas, cumpliendo con los requisitos de las normas
Conveniencia
Las acciones si fueron coherentes ya que se realizaron seguimientos a la contratación sobre temas relacionados como: adiciones a los contratos, contratación de docentes ocasionales y catedráticos y contratación de apoyo administrativo de acuerdo a mail enviado a la Líder de Contratación el día 7 de septiembre de 2009.
Durante el segundo semestre de 2009 se realizaron visitas de seguimiento y control a diferentes centros de gastos conforme se evidencia en formatos de asistencia establecidos en el SIG.
Una vez expedido el Estatuto de Contratación del mes de Febrero de 2009, se hizo la respectiva socialización en todos los centros de gastos, se evidencia tal situación en los formatos de asistencia establecidos en el SIG.
Eficacia
Las acciones fueron implementadas en las fechas establecidas,cumpliendo con lo planificado.
Eficiencia
Las acciones implementadas no requirieron de recursos adicionales, y se logró la optimización de los existentes.
Efectividad
Las acciones emprendidas produjeron beneficios tanto para su propio proceso y que pueden generar beneficios en otros procesos.
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