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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
Cargo:  --
Fecha:  2012-07-30
Código acción:  436
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción de mejora
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Luego de revisar los registros de consumo telefónico comparativo vigencia 2010 y 2011 correspondiente a los meses de julio, agosto y septiembre, se identifica una tendencia creciente en el uso de números de celular. Pese a que se realizan seguimientos cuatrimestrales y se hacen llamados de atención a los responsables de las líneas corresponidentes, no se ha logrado la efectividad esperada en pro de salvaguardar el cumplimiento de principios de austeridad en el gasto.
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:    PAULA ANDREA CHICA CORTÉS   -
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Convocar (circular) a los integrantes de la comunidad universitaria al uso racional del servicio telefónico y como apoyo a las actividades institucionales (Acción de implementación permanente como una manera de recordar y enfatizar sobre el uso racional del servicio) FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO, LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2011-10-30 2012-12-14
Gestionar un contrato con una empresa operadora de telefonía mediante el cual se logre una tarifa especial para las llamadas a celular que salen de nuestro sistema telefónico. Lo anterior a través de un trabajo conjunto con el área de Sistemas con la instalación de equipamiento tecnológico FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO 2012-02-15 2012-04-30
Elaborar y aprobar una base de datos de teléfonos celulares oficiales y de mayor frecuencia de uso, por dependencia. LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2012-02-15 2012-11-30
Implementar formato de control para el registro de llamadas a celular y larga distancia en cada dependencia LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2012-03-30 2012-08-30
Fecha de Seguimiento:  2012-07-30
Fecha de Cierre:  2012-12-14
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
En el mes de julio de 2012 se remitió a todas las dependencias administrativas y académicas una planilla para ser diligenciada por los responsables de claves asignadas para llamadas a teléfonos celulares y nacionales. Esto con el propósito de ser remitido a Servicios Generales como insumo para el control posterior que se ejerce desde el área, sobre el uso del servicio telefónico. Luego de convocatoria realizada, con la coordinación del área de sistemas, se logró la formalización de una orden de prestación de servicios para el servicio de telefonía celular compatible con la tecnología instalada.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Las acciones de mejora implementadas referentes a la nueva contratación y el control ejercido sobre este resultan acertadas , en tanto cumplen con el propósito de establecer un control interno sobre el consumo telefónico de manera periódica.
Conveniencia Las acciones implementadas procuran mantener la racionalidad en el uso del servicio telefónico y la implementación de controles que han contribuido a una solución mas eficiente, en términos de los recursos necesarios. Las acciones desarrolladas resultan ser mas económicas y convenientes para el proceso.
Eficacia Como una medida mas económica en términos de recursos humanos y tiempo, se estableció el control periódico por parte del grupo de sistemas en la administración de la planta. telefónica y la supervisión del plan telefónico contratado. Pese a que se implementaron algunas acciones diferentes a las inicialmente planteadas, se logra el resultado esperado de control al consumo telefónico por parte del proceso.
Eficiencia Las acciones fueron eficientes, en tanto el contrato suscrito ha cumplido con las expectativas de costos y consumo, además de permitir su control, con una inversión de recursos inferior a la inicialmente planteada.
Efectividad La implementación de estas acciones permiten ejercer un control sobre el consumo del servicio mediante métodos imperceptibles para usuario y aprovechando las herramientas tecnológicas de propiedad de la Universidad y contratadas.
 



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